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Para entender melhor como isso funciona, basta calcular quanto tempo seu time gasta com tarefas desnecessárias. Procurar um documento, agendar uma reunião, arrumar a mesa. Todas essas são atividades que, além de básicas, tomam um precioso período do dia a dia de seus funcionários. Com uma organização bem planejada e que todos sigam, isso deixa de existir e eles podem se focar no que realmente importa.
Pequenas modificações já afetam a produtividade das pessoas, e essas estão espalhadas por todas os espaços. De uma simples limpeza de arquivos a uma grande reforma do escritório, você pode conseguir visualizar os efeitos dessa nova mentalidade rapidamente.
Agora que já sabe todo o conceito por trás da organização de escritório, chega o momento de colocá-la em prática.
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Em pouco tempo, você perceberá o quanto de coisa inútil e sem sentido há em sua companhia. Prepare os sacos de lixo, as fragmentadoras de papel e não tenha dó nem piedade. Se não está sendo usado há mais de um mês, provavelmente não será mais.
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Digitalize todos os papeis e documentos e os mantenha na nuvem, seguindo sempre as indicações do departamento de TI, que é quem saberá realizar a tarefa da maneira mais segura possível.
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Aqui, não se fala de mais itens de decoração de escritório, mas sim nichos, estantes e gaveteiros. Muitas vezes, as paredes são mal utilizadas no ambiente corporativo, mas são uma ótima forma de tirar a bagunça das mesas e alocá-las de forma apropriada.
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Se puder investir um pouco na organização de seu escritório, aposte nos objetos organizadores. Eles estão em alta no mercado, auxiliando empresas e residências a tornar tudo mais estruturado. Em especial, são indicados para escritórios pequenos, que exigem mais criatividade para alocar todo o necessário.
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Sem dúvida alguma, os móveis de escritório são uma ótima forma de tornar um ambiente corporativo mais bonito e convidativo. Ainda assim, é preciso rever a real utilidade de cada um deles. Em muitos casos, eles nem são utilizados, estando apenas ocupando um espaço precioso
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Um aspecto pouco comentado da organização de escritório é a poluição visual. Esta é, na prática, a presença de muitos itens em um mesmo espaço, fazendo com que haja muitos pontos de destaque para o olho de quem ali estiver.
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Nada mais lógico do que contar com esses aparatos eletrônicos também na estruturação de sua empresa. Aqui, fala-se da organização não física, mas em termos de trabalho, agenda e rotina.
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A ideia aqui é praticar o desapego e contar apenas com aquilo que se mostra altamente necessário para a realização de suas tarefas. Esqueça o acúmulo e a mania de colecionar objetos.
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Se for preciso, junte todos na sala de reunião e explique o que está acontecendo e o porquê. Quando todos entendem o desafio e os benefícios que a solução trará, fica mais fácil contar com seu suporte ao longo do processo.
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Nada adianta cumprir tudo o que foi explicado acima se os gestores não derem o exemplo para seus subordinados. Será uma situação bastante desconfortável, por exemplo, se as mesas dos funcionários estiverem limpas e a organização do escritório do líder for precária
A organização de escritório pode trazer diversos problemas. Entre eles, estão a queda na produtividade, os conflitos internos e a falta de comprometimento da equipe. Com isso, é simples entender a importância de investir na solução para melhorar os resultados. Para isso, o mais indicado é contar com parceiros com experiência e conhecimento no assunto.