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Eventos corporativos são uma estratégia de comunicação que visa melhorar o contato entre a empresa e seu público interno e/ou externo. O primeiro caso se refere especialmente aos colaboradores, podendo ocorrer no próprio espaço corporativo da companhia. No segundo, entretanto, podem se destacar clientes, fornecedores e parceiros como os participante
O objetivo é justamente estreitar os laços, compreender sua atuação ou apresentar uma nova ideia, produto ou posicionamento. Por conta disso, são inúmeros os tipos de eventos existentes, dentre os quais se destacam, principalmente:
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Primeira etapa do processo, é o momento em que se entende as necessidades da empresa, sua capacidade de investimento e os objetivos do evento. Em geral, os departamentos de marketing e relações públicas são os que se encarregam de levar o projeto adiante.
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Com o budget disponível informado, chega a hora de prever os gastos dos eventos corporativos. Pode-se considerar a reserva ou reforma do espaço, os fornecedores, atrações e tudo mais que for decidido anteriormente.
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É preciso de um espaço para abrigar sua execução, este pode ser um ambiente físico ou virtual, dependendo de suas necessidades e possibilidades. Em ambos os casos, é necessário analisar a capacidade de convidados, a estrutura necessária etc.
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Muito provavelmente você não terá em sua empresa todo o necessário para a realização dos eventos corporativos. Comida, material de escritório, brindes e atrações podem precisar de uma ajuda externa. Dentro do planejamento, todas as empresas que te ajudarem com eles serão consideradas fornecedores.
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Tanto nos eventos dentro de seu próprio espaço corporativo quanto em locais alugados, é comum ser preciso alguma decoração. É interessante planejar uma forma de tornar o espaço mais convidativo e de acordo com a proposta do evento.
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Etapa de extrema importância, mas constantemente esquecida, a comunicação deve ser feita perfeitamente. Seu objetivo é o de atrair os convidados a esses eventos que por muitas vezes podem parecer desinteressantes. Assim, é seu dever garantir os diferenciais.
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Chegou o momento de tirar tudo do papel e, enfim, realizar os eventos corporativos que foram planejados. Para isso, deve haver um ou mais responsáveis — dependendo do tamanho e importância do evento — para garantir que tudo saia conforme o planejado.
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Mesmo após a execução, ainda há trabalho a se fazer. Agora, o foco está em averiguar o resultado dessa ação e analisar sua efetividade. Com isso, se torna mais factível compreender o que foi feito de errado para se corrigir no próximo, bem como repetir tudo o que foi realizado com excelência.
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Antes de mais nada, é preciso ter o completo entendimento de qual será o objetivo deste espaço e, principalmente, quais são suas necessidades. Você fará convenções constantemente, ou serão apenas capacitações? Ocorrerão shows ou apresentações? Quantas pessoas serão convidadas normalmente?
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Novamente será preciso entender seus objetivos e a função exata deste cômodo. Dependendo do caso, serão precisos alguns móveis como cadeiras ou mesas, locais para alimentação ou até mesmo isolamento acústico.
Sem dúvida alguma, investir em eventos corporativos é uma ótima estratégia para se comunicar com seus parceiros e ganhar mercado. Seu planejamento, porém, pode ser complicado e custoso, em especial para empresas que não contam com um espaço para este fim. Por isso, se decidir por investir nesse ambiente, o correto é buscar por parceiros que tenham experiência e conhecimento nesse tema.