Um dos termos que vai agitar o mercado da arquitetura corporativa em 2022 é, com certeza, o smart office. Essa é uma estratégia que diversas empresas estão apostando, tanto por suas vantagens quanto pela necessidade de investir na técnica. Afinal, com um mercado cada vez mais competitivo, se manter atualizado é uma obrigação de quem almeja bons resultados.
Mas a jornada para oferecer um escritório inteligente não é tão simples quanto parece, o que faz com que muitos parem pelo caminho. Na verdade, se faz necessário muito investimento e, mais do que isso, conhecimento técnico sobre o tema. Com tantos dispositivos à venda, é fácil se perder e acabar gastando com itens supérfluos. Para isso, então, nada melhor do que estar bem-informado.
Para entender mais sobre o smart office e como automatizar seu escritório, confira os parágrafos a seguir. Neles, poderá compreender melhor a que se refere esse termo, bem como quais seus benefícios e como aplicá-lo na prática.
O que é um smart office?
Traduzido do inglês, o conceito de smart office pode ser explicado como um escritório inteligente. Na realidade, então, este se apresenta como um ambiente de trabalho em que a tecnologia é utilizada como aliada. De forma prática, é ela quem possibilita que a equipe trabalhe de forma mais eficiente e rápida.
Muito disso diz respeito à maneira como essas ferramentas são aplicada na rotina da empresa. Se bem utilizadas, podem auxiliar tanto na automação dos processos quanto no bem-estar dos colaboradores. Não à toa, essa é uma das tendências mais esperadas para este ano, influenciando no dia a dia de todos e na luta por melhores resultados para a organização.
Por que investir em um smart office?
Não seria nenhuma surpresa se, neste exato momento, você estivesse se fazendo algumas perguntas sobre o tema deste texto. Afinal, não são todos os escritórios inteligentes atualmente? Com tantos aparelhos, gadgets e softwares sendo utilizados, não seriam todos considerados smart offices? Bom, sim e não.
De alguma forma, é inevitável considerar que a tecnologia já faz parte de qualquer espaço corporativo. Sua utilização, porém, é o que determinará se o ambiente pode ser enquadrado neste termo. Contar com um assistente de voz e ter um sistema instalado em seu computador não torna sua empresa inteligente. Agora, se optar por investir na automação, mobilidade e multifuncionalidade dos cômodos, aí sim estará no caminho correto.
Quais as vantagens de investir em um smart office?
Ainda que algumas das principais vantagens de um smart office já tenham sido citadas acima, é sempre bom destacá-las. A ideia dessa estratégia, no fim das contas, é ajudar a empresa como um todo a render mais. Para isso, então, ela trabalha em diversos caminhos, os quais trazem, cada um, um benefício novo a essa tática.
Espaço inteligente
Especialmente após tudo o que ocorreu nos últimos anos com a pandemia, inúmeras empresas apostaram em espaços menores. Isso representa, na prática, que esta área deve ser melhor aproveitada, visando preencher todos os requisitos em um mesmo ambiente. E, sem dúvida alguma, esse é um dos pontos altos de um smart office.
Uma de suas funções principais está, justamente, em trazer mais de uma função para um mesmo cômodo. Dessa forma, a tecnologia pode ser sua parceira para, em poucos segundos, uma sala de reuniões se transformar em um espaço colaborativo de trabalho. Para isso, basta apostar em móveis multifuncionais e um bom projetor para as apresentações.
Ergonomia e bem-estar dos colaboradores
Quando se fala em automação, é simples compreender que, por conta dela, tarefas manuais deixaram de ser a prioridade. Com isso, sua equipe terá mais tempo para se dedicar ao que realmente interessa. Aqui, pode-se citar a análise de dados, a criação de estratégias e o trabalho em campo.
Logo, investir em um smart office possibilitará uma grande melhora no bem-estar de seus colaboradores, que agora se concentrarão no que realmente importa. Dessa forma, conseguem se concentrar e realizar com tranquilidade suas atividades. Mais do que isso, trabalhar a ergonomia no espaço de trabalho possibilita melhorar ainda mais os resultados nesse sentido.
Retenção de talentos
A competitividade do mercado se encontra, hoje, em um nível muito maior do que o visto há alguns anos. Por conta disso, atrair bons talentos para as empresas é uma tarefa cada dia mais complicada. Estão todos em busca de profissionais capacitados, e ganha quem oferecer uma proposta mais interessante para ele.
Para se diferenciar das demais, contar com um smart office pode ser uma ótima estratégia não somente para atrair, mas também reter seus talentos. Em geral, esse tipo de espaço permite um cotidiano mais informal, o que agrada em especial as gerações mais jovens. Além disso, este é um modelo que pode se adequar tanto à jornada presencial quanto ao trabalho híbrido.
Aumento na produtividade
Como consequência de tudo o que foi dito acima, é mais do que natural que a empresa veja índices de produtividades maiores. Isso se dá, basicamente, por conta de fatores como a automação, a concentração em tarefas chave e no espírito do escritório como um todo. O próprio bem-estar dos colaboradores interfere diretamente nesse ponto.
Essa, por si só, já se apresenta como uma ótima justificativa para investir em um smart office. É essa produtividade, afinal, que garantirá os resultados positivos para a corporação ao final do período. Dessa forma, assegurar que esses níveis cresçam e se mantenham altos deve ser a prioridade dos gestores após apostar na técnica.
Economia de recursos
Por fim, há uma vantagem dos smart offices que é poucas vezes lembrada, mas apresenta grande importância. Ao contrário do que muitos podem pensar, essa é uma estratégia que apresenta uma considerável economia de recursos. Aqui, pode-se mencionar tanto os recursos pessoais, dos próprios colaboradores, como de energia e espaço.
Primeiramente, os profissionais conseguem realizar mais tarefas por terem um processo automatizado. Além disso, há uma economia de energia ao investir em técnicas que auxiliem não somente o escritório inteligente, mas também a empresa como um todo. Para finalizar, há ainda a possibilidade de fazer mais resultado em menos espaço, o que representa uma ótima oportunidade de downsizing no escritório.
Como investir em um smart office?
Agora que já sabe o que é um smart office, o porquê de apostar nele e quais suas vantagens, chega o momento de saber como aplicá-lo na prática. A boa notícia é que há diversas maneiras de investir na estratégia. Assim, se faz necessário entender afundo sua situação atual e, com isso, analisar quais das alternativas melhor se encaixa em sua realidade.
Cloud Computing
Um dos primeiros passos para quem deseja iniciar a transformação de um escritório é buscar soluções tecnológicas interessantes. Dentre tantas opções, uma das mais viáveis é a adesão ao cloud computing, a computação em nuvem. Aqui, a ideia é tirar todos os dados e informações da empresa dos servidores físicos e passá-los para a nuvem.
Essa é uma estratégia inteligente, principalmente por possibilitar que o trabalho seja feito de qualquer local. Com isso, sua equipe apresentará maior mobilidade e, por consequência, estará apta a atuar no home office. Mais do que isso, o investimento trará maior produtividade, além de garantir a parte inteligente do escritório.
Mobília inteligente
Em um dos tópicos mencionados acima, a ergonomia foi citada como uma vantagem do smart office, bem como o bem-estar de seu time. Em especial, esses são fatores que dependem dos móveis para escritório que você oferecerá a seus colaboradores. A ideia, afinal, é que estes sejam itens que garantam a saúde e os resultados da equipe.
Com isso em mente, é interessante investir em peças que, além de serem confortáveis, também apresentem mais de uma utilização. Neste ponto, há inúmeras opções indicadas, as quais podem ser encontradas em lojas físicas e virtuais. Para escolher a melhor alternativa, o ideal é contar com um bom profissional de design de interiores.
Dispositivos modernos e atualizados
Não há como falar de smart offices sem citar os itens tecnológicos que deixarão seu ambiente, de fato, inteligente. Aqui, há uma lista quase sem fim de alternativas, as quais podem chegar a preços estratosféricos. Há, entretanto, opções mais acessíveis, as quais são escolhidas por quem tem menor poder de investimento.
Uma boa dica durante essa etapa é, antes de mais nada, compreender afundo suas necessidades. Com isso claro em sua mente, passa-se a buscar por soluções tecnológicas que possam te auxiliar com cada dor. Sem dúvidas, mil oportunidades aparecerão, mas cabe a você definir a que mais se encaixa em sua realidade, tanto corporativa quanto financeira.
Automação dos processos
Um termo bastante citado ao longo deste texto foi a tal da automação, um dos conceitos em alta no mercado corporativo. Aqui, a ideia é apostar em sistemas que garantam que determinadas tarefas sejam realizadas de maneira automática, sem o apoio ou a supervisão de um profissional.
Atualmente, há soluções que asseguram tal benefício nos mais diversos departamentos de uma empresa. De softwares para automatizar processos manuais na produção a sistemas que realizam os pagamentos do departamento financeiro. Logo, com uma rápida busca é simples encontrar a ferramenta ideal para te ajudar neste tópico.
Comunicação interna e externa
Para finalizar essa lista, não há como não citar a comunicação, um tema ainda muito esquecido pelas empresas. É importante ressaltar, aqui, que nada do que foi dito acima funcionará se sua equipe não entender ao certo o que deve fazer. Facilmente, essa estratégia pode ser malsucedida se não for bem planejada.
Dessa forma, é simples entender que o investimento em soluções de comunicação, tanto interna quanto externa, é vital. Com esses programas, você permitirá que seu time compreenda essa nova realidade e, mais do que isso, a passe a clientes e fornecedores. Além disso, é também uma maneira de trabalhar o endomarketing e garantir o engajamento de todos os profissionais.
Como criar um smart office?
A criação de ambientes mais inteligentes, como um smart office, é o futuro da arquitetura corporativa. Não à toa, inúmeras são as organizações que já colocam essa como sua meta para os próximos anos. Para isso, porém, o mais indicado é contar com parceiros que possam agregar conhecimento e experiência ao projeto.
Uma das empresas que trabalha nesse setor é a T2 Arquitetura e Engenharia Corporativa. Desde 2005 atua no mercado como um parceiro para outras empresas no planejamento de obras. Tem como foco o trabalho junto às companhias, especialmente em projetos comerciais.
Com escritório em São Paulo, atende todo o Brasil, realizando todas as etapas de um projeto. Da obra à entrega das chaves, você não se preocupa com nada. É mais facilidade e comodidade para você e seus colaboradores.
Tem alguma dúvida ou precisa de um auxílio? Entre em contato conosco e converse com um de nossos especialistas sobre sua situação. Ficaremos felizes em poder te ajudar nesse momento tão especial!
