A existência de uma rotina de trabalho bem definida é um dos fatores que mais impacta na produtividade de uma empresa. Obviamente, isso não significa ter tudo em planilhas, incluindo horários de banheiro e café. A ideia, na prática, é tornar o cotidiano de uma companhia em algo um pouco mais previsível e, consequentemente, menos estressante para seus colaboradores.
Esse gerenciamento, se feito de maneira correta, possibilita uma maior organização não somente nas atividades, mas também no dia a dia dos profissionais. E isso, é bom se destacar, independe da localização do trabalhador, podendo ele estar em trabalho presencial ou home office. O intuito, então, é de apenas criar um esboço de costumes para que tudo aconteça de maneira mais leve e fluida.
Para entender mais sobre o funcionamento de uma boa rotina de trabalho, confira os parágrafos a seguir. Neles, encontrará 10 dicas importantes para organizar sua empresa e colher os frutos de tal prática.
Qual a importância de uma rotina de trabalho?
Muitas pessoas clamam que não gostam de ter uma rotina. Preferem viver sem expectativas e sem saber o que acontecerá em seguida, tendo uma suposta liberdade para fazer o que quiser. A realidade, porém, não é bem assim, já que a própria ciência confirma a importância de ter uma rotina bem definida, seja ela de trabalho, alimentação, sono ou exercícios físicos.
A explicação para isso é simples, visto que, ao saber o que irá ocorrer, seu corpo se prepara. Dessa forma, há uma sensação de segurança e previsibilidade, o que acalma e gera aprendizado. Quando há a falta de tal rotina, o corpo entra em estado de estresse, tentando se planejar para qualquer possibilidade. No ambiente corporativo, então, isso se traduz em brigas, tarefas inacabadas ou malfeitas, atrasos de entrega e perda de faturamento.
Rotina de trabalho ou flexibilidade criativa?
Ao defender uma rotina de trabalho previsível, é comum ouvir comentários a respeito da falta de liberdade do colaborador. Em geral, essas pessoas insistem que, ao programar o cotidiano de uma empresa, você tira a independência dos profissionais. E, na verdade, isso não é de tudo mentira. De fato, há uma linha tênue que separa a rotina do engessamento corporativo.
Com isso em mente, se faz necessário sempre considerar um meio termo entre essas duas realidades. A presença de um hábito não representa, obrigatoriamente, a falta de liberdade. Para isso, é preciso garantir que este planejamento seja um apoio aos trabalhadores, um guia em meio ao seu cotidiano. Assim, ele se apresentará não como um dever, mas sim um suporte para os momentos mais complicados.
Como implementar uma rotina de trabalho?
Como cada empresa possui uma situação diferente, é difícil estabelecer uma maneira correta de implementar uma rotina de trabalho. Ainda assim, é possível seguir uma lista de itens que, com certeza, auxiliarão no processo. Se faz necessário, entretanto, compreender que todos eles devem ser adaptados à realidade da organização, visando atender às demandas específicas de seu cotidiano. Por isso, confira 10 dicas valiosas para tirar essa ideia do papel.
Planejar
O primeiro passo para colocar em prática uma boa rotina de trabalho é investir tempo no planejamento dela. Ou seja, aqui o foco está em não apenas delimitar um cronograma, mas sim adaptá-lo às necessidades da empresa e dos profissionais. Essa, portanto, é uma atividade colaborativa, que deve contar com a presença de todos para surtir efeito.
Para isso, é preciso entender afundo o funcionamento da organização, bem como as tarefas de cada um dos departamentos da empresa. Somente com isso você terá material o suficiente para implementar novos hábitos na cultura local. Mais do que qualquer coisa, essa é uma etapa de análise, a qual pode demorar alguns meses para te fornecer todas as informações necessárias.
Padronizar
Com o intuito de organizar os processos internos de uma companhia, é ideal que haja uma padronização das atividades. Na prática, isso significa que todas elas devem possuir uma estrutura semelhante e, assim seguir uma lógica parecida. Além de facilitar seu entendimento e, consequentemente, sua realização, essa é também uma excelente maneira de aumentar a produtividade de sua equipe.
Obviamente, isso não quer dizer que tudo deve ser feito da mesma forma. A ideia por trás desse técnica é que a rotina de trabalho seja mais intuitiva e, portanto, previsível. Um bom exemplo disso pode ser visto em modelos de formulários e documentos que visam padronizar como a informação é passada.
Dividir
Quando se fala em rotina, é natural ver que alguma pessoas torcem o nariz ou expressam claramente sua insatisfação. Normalmente, porém, essas reações são decorrentes de uma previsão de longos períodos fazendo exatamente a mesma coisa todos os dias. E não há como discutir que isso pode ser exaustivo.
Por conta disso, uma boa ideia para implementar uma rotina de trabalho em uma corporação é dividir grandes objetivos em pequenas metas. O mesmo pode ser feito com atividades, transformando longos projetos em tarefas mais curtas, as quais podem ser mais facilmente controladas. A tendência, então, é que haja uma maior aceitação por parte da equipe.
Delegar
Seguindo a lógica do tópico anterior, se faz importante entender que ninguém pode resolver todos os problemas sozinho. Uma grande empresa é feita de inúmeros departamentos, cada um com seus próprios times. Dessa forma, não há por que querer ter o controle de algo que deve ser colaborativo.
A ideia, então, é reunir os gestores de cada área e explicar o objetivo final do projeto. A partir disso, cada um dirá como poderá colaborar e levará consigo uma missão. Essa, por sua vez, será dividida entre os gerentes, coordenadores, supervisores, analistas e demais profissionais. Com cada um fazendo um pouco, a rotina de trabalho se torna menos cansativa.
Priorizar
O cotidiano de uma grande organização não é fácil, sendo repleto de atividades, as quais muitas vezes não cabem em um só dia. Essa alta quantidade de deveres pode ter um efeito oposto ao que se espera, estressando e, assim distraindo os colaboradores. Sabendo disso, é importante que, principalmente os líderes, saibam priorizar aquelas tarefas com mais importância.
A lógica é simples, já que, se não é possível fazer tudo, que seja cumprido aquilo que possui maior relevância. Além de garantir maior foco e engajamento no ambiente de trabalho, também facilita no relacionamento entre os profissionais. Quanto menos estresse, menos chance de haver problemas.
Comunicar
De nada adiantar planejar, padronizar, dividir, delegar e priorizar se, no final, ninguém sabe ao certo o que deve ser feito. Por isso, uma etapa de extrema importância ao criar uma rotina de trabalho é comunica-la a todos os colaboradores. Aqui, deve-se considerar não somente os gestores mencionados acima, mas toda a equipe interna e externa.
Um bom jeito de transmitir a mensagem é realizar uma campanha de endomarketing, área destinada à comunicação interna. Há diversas formas de fazer com que os profissionais entendam o novo caminho que a empresa tomará. Inclusive, é possível encontrar maneiras bastante criativas para cumprir tal tarefa.
Monitorar
A criação de uma nova rotina de trabalho é, assim como qualquer outra ideia, um teste, que pode dar certo ou não. Diversos são os fatores que interferem no sucesso dessa empreitada e, portanto, é preciso muita atenção para ajustá-la se algo não estiver saindo como o esperado.
Nesse momento, o mais indicado é contar com um bom monitoramento, de preferência se utilizando de métricas de negócio. Essas são representadas por indicadores que são avaliados a cada determinado período. Com base nos resultados, é possível compreender sua efetividade e realizar os ajustes necessários. Lembre-se sempre que o erro não está em tentar novas ideias, mas sim em persistir em algo que não funciona.
Investir
Não é possível esperar colher os resultados de algo sem que haja um esforço, seja ele físico, mental ou financeiro. Quando o assunto é a implementação de uma rotina de trabalho, devem ser considerados os três tópicos. Com foco no último, porém, o ideal é buscar por soluções, em especial tecnológicas, que possam te auxiliar nessa jornada.
A boa notícia é que há diversos softwares no mercado que podem ajudar uma empresa a organizar o seu cotidiano. Estes programas podem ser encontrados facilmente pelo seu departamento de TI e apresentam custos variados. Alguns deles podem ser gratuitos, enquanto outros podem requerer um pagamento pontual ou mensal, a depender de seu desenvolvedor.
Descansar
Ainda no começo deste texto, foi discutida a dificuldade de encontrar um meio termo entre a rotina de trabalho e a liberdade dos funcionários. Para isso, então, indica-se que haja, entre uma atividade e outra, uma pausa. Mais do que um prêmio, essa é uma maneira de garantir a saúde física e mental de seus colaboradores.
Não à toa, diversas são as organizações que investem hoje em ambientes próprios para esse tipo de relaxamento. Salas de descompressão são comuns em startups, bem como o famoso espaço do café é disputado em qualquer companhia. Logo, se faz preciso garantir essas brechas de tempo no cotidiano para assegurar a efetividade da estratégia.
Valorizar
Para finalizar este texto, nada melhor do que trazer o foco a quem realmente o merece, seus funcionários. Nada do que foi explicado acima, afinal, poderá funcionar se estes não te auxiliarem ao longo do processo. Por conta disso, parte dessa técnica está na valorização de quem te ajuda a alcançar bons resultados.
Não há uma regra específica de como deve ser feito esse reconhecimento, cabendo a cada empresa decidir o que mais se encaixa em sua política. Algumas optam por brindes, viagens ou mesmo prêmios em dinheiro. Outras por sua vez, preferem enaltecer o trabalho em eventos corporativos, reconhecendo os esforços de modo público e coletivo.
Aplicando uma rotina de trabalho na empresa
Não há dúvidas de que, se feita corretamente, a implantação de uma rotina de trabalho pode ser muito benéfica. Tanto para a empresa quanto para os colaboradores, essa regularização do cotidiano pode trazer ótimos frutos. Em alguns casos, porém, se faz preciso um auxílio externo para tirar a ideia do papel. Se essa for a situação, o mais indicado é contar parceiros que agreguem experiência e conhecimento ao projeto.
Uma das empresas que trabalha nesse setor é a T2 Arquitetura e Engenharia Corporativa. Desde 2005 atua no mercado como um parceiro para outras empresas no planejamento de obras. Tem como foco o trabalho junto às companhias, especialmente em projetos comerciais.
Com escritório em São Paulo, atende todo o Brasil, realizando todas as etapas de um projeto. Da obra à entrega das chaves, você não se preocupa com nada. É mais facilidade e comodidade para você e seus colaboradores.
Tem alguma dúvida ou precisa de um auxílio? Entre em contato conosco e converse com um de nossos especialistas sobre sua situação. Ficaremos felizes em poder te ajudar nesse momento tão especial!
