Algo que nem toda empresa tem foco é a organização de escritório, mas esse é um grande erro. Muito mais do que apenas um espaço mais limpo e simples de se trabalhar, o tema está diretamente ligado à produtividade da companhia. Quando se traz esse ponto à conversa, o interessa muda, e diversos são os gestores que passam a se preocupar com isso.
Da mesa de cada um dos colaboradores ao ambiente comercial como um todo, tudo deve estar organizado. Essa é uma maneira de facilitar as tarefas rotineiras da corporação, bem como elevar seus resultados. Por isso, seja você um escritório de advocacia um uma grande indústria multinacional, este deve ser um ponto de atenção. Do arquivamento de documentos à escrivaninha das secretárias, tudo deve estar em perfeita ordem.
Quer saber como fazer a correta organização de escritório em sua companhia? Confira abaixo 10 simples dicas para melhorar o espaço de trabalho de sua equipe e, assim, aumentar sua produtividade!
Qual a importância da organização de escritório para uma empresa?
Quando se fala em organização de escritório, muitas são as pessoas que logo pensam em colocar os objetos no lugar e limpar os móveis. De fato, esse pensamento não está errado, mas abrange apenas uma pequena parte desse conceito. Há muito mais para se fazer com o fim de tornar o espaço corporativo mais eficiente para a rotina dos colaboradores. E isso, direta ou indiretamente, pode influenciar no resultado que estes trazem.
Para entender melhor como isso funciona, basta calcular quanto tempo seu time gasta com tarefas desnecessárias. Procurar um documento, agendar uma reunião, arrumar a mesa. Todas essas são atividades que, além de básicas, tomam um precioso período do dia a dia de seus funcionários. Com um escopo bem planejado e que todos sigam, isso deixa de existir e eles podem se focar no que realmente importa.
Como a organização de escritório pode influenciar na produtividade?
Com os exemplos dados no tópico anterior, fica simples entender que, de uma forma ou de outra, a organização de escritório está diretamente ligada à produtividade de seu time. Afinal, esse tempo que se gasta com tarefas desnecessárias é algo que impacta negativamente no quanto cada um pode render. Ao eliminar essas atividades de suas rotinas, é possível render muito mais sem extensivas mudanças.
Ainda nesse tema, é bom destacar que não se fazem necessárias grandes alterações para alcançar resultados promissores. Pequenas modificações já afetam a produtividade das pessoas, e essas estão espalhadas por todas os espaços. De uma simples limpeza de arquivos a uma grande reforma do escritório, você pode conseguir visualizar os efeitos dessa nova mentalidade rapidamente.
Como aplicar o 5S na organização de escritório?
Para quem ainda não tem familiaridade com o tema, o 5S é uma técnica de organização criada no Japão, no início da década de 1960. Seu conceito visa trazer produtividade, limpeza e, obviamente, organização ao seu escritório, casa e vida, por que não? Para isso, são utilizadas 5 ações, cada uma representada por um dos S — em japonês. Eficiente, esta é uma maneira rápida de iniciar esse processo, que pode ser basicamente definida como segue.
- Seiri (classificar): Avaliar a relevância do que há na empresa, evitando o acúmulo de objetos, arquivos e outros itens;
- Seiton (organizar): Colocar cada objeto em seu devido lugar, ao alcance e em ordem de importância;
- Seisô (limpar): Limpar o que restou, tirar a sujeira e manter o ambiente higienizado e propício para o trabalho;
- Seiketsu (padronizar): Instituir as três etapas iniciais como padrão para a rotina corporativa, de forma a serem realizadas constantemente;
- Shitsuke (manter): Tornar essa em uma parte de sua cultura institucional, atestando seu seguimento pode parte de toda a equipe.
10 Dicas para aplicar a organização de escritório em sua empresa
Agora que já sabe todo o conceito por trás da organização de escritório, chega o momento de colocá-la em prática. Naturalmente, pode ser complicado começar o processo, especialmente de acordo com a atual situação de sua companhia. Assim, abaixo você encontrará 10 dicas simples e rápidas para começar a organizar seu ambiente de trabalho e ganhar produtividade.
10. Analisar a necessidade dos itens
Assim como na técnica do 5S, aqui a primeira dica também está na análise de tudo o que há em sua empresa. Para isso, será preciso realizar uma verdadeira força-tarefa a fim de finalizar essa etapa rapidamente. Em pouco tempo, você perceberá o quanto de coisa inútil e sem sentido há em sua companhia. Prepare os sacos de lixo, as fragmentadoras de papel e não tenha dó nem piedade. Se não está sendo usado há mais de um mês, provavelmente não será mais.
9. Digitalizar arquivos e documentos
Muitas vezes, grande parte do espaço de uma companhia é ocupado por documentos de vários anos, atrapalhando a organização de escritório. Obviamente, é preciso seguir a lei em alguns casos, analisando quanto tempo eles devem ficar arquivados. Para os casos que não se encaixam nas normas e documentos que já saíram desse prazo, se aproveite da tecnologia. Digitalize todos esses papeis e os mantenha na nuvem, seguindo sempre as indicações do departamento de TI, que é quem saberá realizar a tarefa da maneira mais segura possível.
8. Aproveitar todos os espaços disponíveis
Um motivo bastante comum para haver acúmulo de objetos é a falta de espaço para guardá-los. Assim, uma dica bastante útil é analisar seu escritório, aproveitar todo o espaço disponível e preenchê-lo. Aqui, não se fala de mais itens de decoração de escritório, mas sim nichos, estantes e gaveteiros. Muitas vezes, as paredes são mal utilizadas no ambiente corporativo, mas são uma ótima forma de tirar a bagunça das mesas e alocá-las de forma apropriada.
7. Investir em organizadores
Se puder investir um pouco na organização de seu escritório, aposte nos objetos organizadores. Eles estão em alta no mercado, auxiliando empresas e residências a tornar tudo mais estruturado. Em especial, são indicados para escritórios pequenos, que exigem mais criatividade para alocar todo o necessário. É possível encontrá-los em qualquer loja do segmento, bem como na internet, onde há mais modelos disponíveis. Por isso, invista nessa comodidade e veja a mágica que ocorrerá em seu espaço de trabalho.
6. Rever a utilidade dos móveis
Sem dúvida alguma, os móveis de escritório são uma ótima forma de tornar um ambiente corporativo mais bonito e convidativo. Ainda assim, é preciso rever a real utilidade de cada um deles. Em muitos casos, eles nem são utilizados, estando apenas ocupando um espaço precioso. Nesse momento, é bom também analisar sua substituição por outros mais úteis. Boas ideias para isso são gaveteiros, arquivos deslizantes e outros aparatos que contribuam para a produtividade de sua empresa.
5. Se atentar à poluição visual
Um aspecto pouco comentado da organização de escritório é a poluição visual. Esta é, na prática, a presença de muitos itens em um mesmo espaço, fazendo com que haja muitos pontos de destaque para o olho de quem ali estiver. Sem querer, essa pode ser uma das causas da distração no ambiente de trabalho, afetando diretamente seus resultados. Por isso, faça o possível para evitar que isso ocorra em sua companhia, sempre verificando a quantidade de itens presentes em cada cômodo.
4. Contar com o auxílio da tecnologia
Ainda que muitos profissionais não gostem ou se adaptem a essa realidade, a tecnologia veio para ficar. Dessa forma, nada mais lógico do que contar com esses aparatos eletrônicos também na estruturação de sua empresa. Aqui, fala-se da organização não física, mas em termos de trabalho, agenda e rotina. Para se aproveitar dessas oportunidades, procure por agendas online, aplicativos em nuvem e outras tantas novidades que podem facilitar e muito a vida de todos que trabalham com você.
3. Se adequar ao conceito minimalista
Quando se fala do conceito minimalista, é natural que muitos pensem logo no estilo minimalista de arquitetura. Logicamente, este é uma maneira interessante de trazer organização ao escritório, mas não é esse o foco deste tópico. A ideia aqui é praticar o desapego e contar apenas com aquilo que se mostra altamente necessário para a realização de suas tarefas. Esqueça o acúmulo e a mania de colecionar objetos. Se um grampeador pode auxiliar a todos, por que então ter 10 em um único espaço?
2. Treinar e capacitar sua equipe
Naturalmente, cada profissional em sua empresa possui uma vivência diferente, fazendo com que nem sempre os pensamentos sejam os mesmos. Sabendo disso, se faz preciso que você invista no treinamento dos colaboradores a respeito dessa nova ideia. Se for preciso, junte todos na sala de reunião e explique o que está acontecendo e o porquê. Quando todos entendem o desafio e os benefícios que a solução trará, fica mais fácil contar com seu suporte ao longo do processo.
1. Ser exemplo para os demais
De nada adianta cumprir tudo o que foi explicado acima se os gestores não derem o exemplo para seus subordinados. Será uma situação bastante desconfortável, por exemplo, se as mesas dos funcionários estiverem limpas e a organização do escritório do líder for precária. Além de problemas quanto ao conceito em si, há a possibilidade de se iniciar uma onda de problemas pessoais e de comunicação na empresa. Por isso, seja sempre o exemplo da ideia que deseja difundir.
Como aplicar a organização de escritório em minha empresa?
Mesmo sendo um ponto relativamente simples, a organização de escritório pode trazer diversos problemas. Entre eles, estão a queda na produtividade, os conflitos internos e a falta de comprometimento da equipe. Com isso, é simples entender a importância de investir na solução para melhorar os resultados de sua empresa. Para isso, porém, o mais indicado é contar com parceiros com experiência e conhecimento no assunto.
Uma das empresas que trabalha nesse setor é a T2 Arquitetura e Engenharia Corporativa. Desde 2005 atua no mercado como um parceiro para outras empresas no planejamento de obras. Tem como foco o trabalho junto às companhias, especialmente em projetos comerciais.
Com escritório em São Paulo, atende todo o Brasil, realizando todas as etapas de um projeto. Da obra à entrega das chaves, você não se preocupa com nada. É mais facilidade e comodidade para você e seus colaboradores.
Tem alguma dúvida ou precisa de um auxílio? Entre em contato conosco e converse com um de nossos especialistas sobre sua situação. Ficaremos felizes em poder te ajudar nesse momento tão especial!
