Escritórios virtuais tornaram-se ótimas opções para profissionais e empreendedores que trabalham remotamente. O que é? Por que escolher um serviço de escritório virtual? Em que situação o serviço é aconselhado? Quais são as vantagens desse tipo de serviço? Estas e outras questões serão esclarecidas neste post. Confira!
O que são escritórios virtuais?
Primeiramente, é importante ressaltar que muitas pessoas associam a palavra “virtual” com a ideia de algo digital ou até imaginária. Neste caso, a associação está incorreta.
Escritórios virtuais são espaços físicos administrados por empresas que oferecem serviços de atendimento telefônico personalizado, uso de endereço fiscal e comercial e gerenciamento de correspondências.
A ideia é simples: profissionais e empresas que trabalham remotamente contratam o serviço de escritório virtual para cuidar de suas operações, principalmente relacionadas à comunicação.
Este tipo de serviço é procurado, principalmente, por pessoas ou empresas que desejam ter um endereço comercial para emissão de notas fiscais, entrega de documentos e anúncios on-line.
Uma das principais características desse tipo de serviço é o atendimento telefônico personalizado. As secretárias atendem ligações em nome da empresa que contratou o serviço. Após o atendimento, os contratantes recebem uma mensagem com detalhes da ligação. Sem dúvida, a segurança de não perder uma ligação importante ou o contato de um cliente em potencial é um forte atrativo deste tipo de serviço.
Além do endereço fiscal e do atendimento telefônico personalizado, é possível também utilizar as salas para reuniões, dependendo, é claro, do tipo de plano escolhido. Geralmente, as empresas que oferecem o serviço de escritório virtual estão localizadas em regiões centrais das cidades, em endereços privilegiados.
Outro atrativo deste tipo de serviço é o preço. Sendo assim, os escritórios virtuais são opções acessíveis para pequenos empresários e profissionais que trabalham em regime home office e precisam de um endereço mais profissinal.
Empresas de porte grande também contratam o serviço de escritório virtual para realizar atividades em cidades em que elas não contam com um endereço físico.
De acordo com a Associação Nacional de Coworking e Escritórios Virtuais (ANCEV), existem aproximadamente 1.000 escritórios virtuais legalizados no Brasil.
Como surgiram os escritórios virtuais?
O conceito de escritório virtual surgiu na década de 1990 nos Estados Unidos. O desenvolvimento da tecnologia da informação, o avanço da telefonia móvel e a popularização da internet e dos aparelhos móveis foram os principais facilitadores para o surgimento deste tipo de serviço.
De acordo com especialistas, o conceito de escritório virtual é uma evolução natural do mercado de alugueis de salas para a instalação e escritórios. A nova realidade do mercado de trabalho exige de alguns profissionais viagens constantes ou trabalhar em casa (home office).
Por que contratar um serviço de escritório virtual?
Como você já deve ter concluído, o principal atrativo de um serviço de escritório virtual é a comodidade. Afinal de contas, abrir um escritório do zero é algo trabalhoso e que envolve muitos custos, que, talvez, hoje não seja financeiramente viável para você ou para a sua empresa.
Alugar um espaço em um endereço privilegiado de uma grande cidade, comprar os equipamentos necessários como móveis e computadores, e arcar mensalmente com custos fixos como serviço de internet requer um investimento alto e os serviços de escritórios virtuais se apresentam como ótimas alternativas.
Além de não se preocupar com os custos com aluguel e os custos fixos que manter um escritório próprio envolve, ao optar por contratar este tipo de serviço, você deixará de se preocupar também com os salários dos profissionais e os encargos trabalhistas.
Este tipo de serviço é uma das melhores opções para profissionais em casa ou que viajam constantemente, mas que precisam de uma pessoa que atenda suas ligações ou recebam sua correspondência.
Vantagens em contratar um serviço escritório virtual
Já falamos aqui resumidamente sobre algumas vantagens que este tipo de serviço oferece. Para te ajudar a decidir se esta é realmente a melhor opção para você e para o seu negócio, listamos abaixo algumas vantagens.
Atendimento telefônico personalizado:
Sua empresa vai contar com um número de telefone fixo para o atendimento de clientes, algo que gera credibilidade para o sue negócio. As recepcionistas atenderão as ligações em nome da sua empresa e serão responsáveis por passar todas as informações importantes para os seus clientes. Além disso, os recados serão anotados e você receberá posteriormente um e-mail ou mensagem com as informações que os clientes passaram para as atendentes.
Transferência de ligações:
Dependendo do pacote escolhido, você terá o serviço de transferência de ligações. Ao optar por esse serviço, as ligações serão transferidas para o seu telefone pessoal ou um número que você preferir.
Endereço comercial:
Você terá um endereço comercial que poderá ser utilizado em cartões de visitas, sites, material publicitário e outros elementos importantes para a construção de uma imagem corporativa.
Endereço fiscal:
Com este serviço, você terá um endereço para constituir ou registrar a sua empresa.
Recebimento de correspondências:
As empresas enviam uma mensagem ou e-mail informando o recebimento de recados ou correspondências, para que você retire na unidade. É possível também escolher o serviço de estrega de correspondências.
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