Realizar uma mudança de escritório não é tarefa simples, e quanto maior sua estrutura maior é o desafio. Isso não quer dizer, entretanto, que seja algo impossível, até porque suas vantagens fazem tudo valer a pena. Para isso, porém, se faz preciso ter uma boa organização para que o processo ocorra da melhor forma possível. Sem isso, você pode demorar mais do que esperado, desgastando sua equipe e atrasando o trabalho da empresa como um todo.
Para não cometer nenhum desses erros, abaixo você pode conferir a melhor maneira de fazer uma mudança de escritório. Por meio de 10 excelentes dicas você pode planejar essa troca e aproveitar de seus benefícios!
Como fazer uma mudança de escritório em 10 etapas
Como você já deve imaginar, realizar uma mudança de escritório não é algo feito de uma hora para outra. Há inúmeros passos a se seguir para garantir que o resultado ao fim do processo seja válido. Assim, não basta dinheiro e boa vontade para entrar em seu novo espaço corporativo.
Um planejamento bem-feito é o que, sem dúvidas, garantirá o sucesso de todo esse projeto. Sem ele, você corre o risco de perder tempo, clientes, funcionários e, consequentemente, dinheiro. Para não passar isso, confira abaixo uma lista com as 10 etapas primordiais de todo esse processo e siga-as à risca.
1. Planejamento da mudança
Para começar essa longa jornada, a primeira coisa a se fazer, como já explicado, é se planejar. Isso não significa, porém, ter algumas ideias na cabeça e um pensamento superficial de como será feita a mudança de escritório. Aqui, se faz importante ter, de fato, um plano que contemple todos os passos dessa jornada, seus responsáveis e um cronograma de entrega.
Além desses pontos, é interessante compreender as necessidades da empresa nesse novo espaço. Ou seja, porque você está se mudando e o que você precisa. Diversas são as respostas que podem aparecer aqui — espaço, localização, logística —, mas em todas elas os colaboradores devem participar dessa discussão. Lembre-se que, afinal, são eles que vivem o dia a dia da empresa e entendem sua demanda e ocuparam as áreas dos departamentos no novo prédio.
2. Busca pelo novo espaço
Com suas necessidades em mãos, chega o momento de buscar pelo espaço que abrigará sua corporação a partir de agora. Este pode ser um terreno vazio, um prédio pronto, ou mesmo um galpão industrial para reformar. Independentemente de qual seja sua opção, se faz preciso levar alguns pontos em consideração antes de tomar a decisão final.
A localização de seu novo escritório é um deles, bem como a distância do antigo e a facilidade de transporte de sua equipe. Também é bom analisar aspectos como a estrutura e fundação do imóvel, seus arredores e segurança. Por fim, não deixe de questionar sobre sinal de internet e telefone, algo imprescindível atualmente.
3. Projeto da reforma
Tanto para construções do zero quanto para reformas de escritórios, você precisará de um projeto bem-feito. É ele, afinal, que guiará toda o processo, além de ser o que traduzirá em desenho o que se espera desse novo ambiente. Por isso, é preciso contar com uma boa empresa de arquitetura corporativa ou arquiteto para te auxiliar nesse momento.
Mesmo que pareça algo relativamente simples, há diversos pontos que devem ser considerados que somente especialistas entendem. Além disso, é bom utilizar desse conhecimento terceirizado para descobrir novas ideias, tecnologias e práticas do mercado. São esses pontos que te garantirão um projeto moderno e atualizado, de acordo com o investimento que será feito. Não deixe de colocar aqui aspectos importantes, como o estilo de arquitetura que quer e os cômodos de cada setor.
4. Reforma ou Construção
Com o projeto pronto, chega a hora de começar a tirar seu sonho do papel. Para isso, será preciso um tempo para realizar todo o processo de maneira correta e eficiente. Dessa forma, uma boa dica é contar com uma folga nas datas, o que garantirá menos pressa na mudança de escritório. Evite, portanto, deixar um dia determinado para entregar seu espaço atual.
Diversos fatores externos podem impactar no cronograma dessa obra corporativa, os quais muitas vezes atrasam a entrega. Aproveite esse tempo, porém, para adaptar a ideia inicial às demandas que vão surgindo durante o processo. Você pode sugerir mudanças que melhorem ainda mais o espaço, mas tenha consciência de que elas podem influenciar na data de inauguração do novo ambiente.
5. Preparação da mudança
Conforme as obras forem avançando, é preciso que você comece a preparar a mudança de escritório em si. Com isso em mente, é bom analisar o primeiro planejamento, feito no início desse processo. Verifique se está tudo de acordo, confirme as datas e as tarefas, tornando-o assim atualizado novamente.
Há grandes chances de terem ocorrido alterações ao longo do processo, o que não necessariamente é ruim. Ainda assim, se faz preciso compreender como elas impactam na mudança, nos profissionais e no trabalho. Falando em seus colaboradores, o mais indicado é separá-los em equipes para que executem determinadas atividades de maneira mais organizada.
6. Compras e serviços
Mesmo que você tenha a intenção de levar grande parte de seus móveis de escritório para o novo espaço, alguma coisa sempre falta. Com isso, é bom delimitar esse período final das obras para realizar as compras desses itens, bem como contratar os serviços de instalação, limpeza e manutenção do ambiente.
Um bom ponto a se analisar nesse momento está na relação entre seu poder de investimento e a necessidade de novos materiais. Se puder, o mais interessante é contar com objetos novos, tornando assim a área ainda mais impactante, tanto para os funcionários quanto para visitantes. Se já tiver ultrapassou o que imaginou que custaria a obra, evite gastar mais.
7. Instalações e acabamento
Com a reforma chegando ao fim, os móveis comprados e serviços contratados, é hora de adentrar no novo espaço. Seus colaboradores ainda não conhecerão o ambiente, mas prestadores de serviço e equipes de manutenção já podem começar trabalhar na área. Aqui, o foco está em tornar esse um ambiente saudável e equipado para que os funcionários possam vir.
Dessa forma, é neste ponto que entram fatores como a instalação dos aparelhos de ar-condicionado e outras comodidades. Os novos móveis já começam a chegar e, após a limpeza dos cômodos, já podem começar a serem posicionados. Enfim, o processo começa a atingir sua reta final e já se pode deslumbrar o futuro à sua frente.
8. Mudança de escritório
Chega-se então ao momento mais esperado de todo esse processo, a mudança de escritório em si. Esse, entretanto, não é o último passo dessa caminhada, muito menos um que possa ser feito de qualquer forma. Pelo contrário, é necessário muita atenção e cuidado aqui, garantindo assim que tudo saia conforme o planejado e o resultado seja satisfatório.
Com isso em mente, lembre-se de embalar muito bem todos os equipamentos de sua companhia. Dos itens tecnológicos ao ferramental da fábrica, dos documentos e arquivos aos materiais de escritório. Conte também com o auxílio de empresas especialistas no assunto, as quais poderão te ajudar e muito nessa etapa tão importante.
9. Decoração e ajustes finais
Naturalmente, é bem provável que no momento da mudança o escritório não esteja, de fato, pronto. É mais do que normal haver alguns pontos por fazer, preferencialmente aqueles que não afetam no trabalho ou a segurança de sua equipe. Aqui, entram aspectos como a decoração do espaço e alguns pequenos ajustes que ficaram faltando. Isso não quer dizer, porém, que essa etapa possa ser esquecida.
Aproveite a presença dos profissionais no novo ambiente e veja o que eles estão achando. Procure entender se está faltando algo, ou se há alguma coisa que você possa fazer para torná-lo ainda mais incrível. Além disso, não deixe de investir em plantas e objetos decorativos para deixar a área cada vez mais convidativa e alegre.
10. Ambientação e treinamento
Com tudo pronto, é preciso que seu time comece a se ambientar com a mudança de escritório, para assim aproveitar do espaço. Para isso, nada melhor do que um grande tour pelo prédio inteiro. Faça questão de mostrar cada detalhe de sua nova casa aos profissionais, inclusive explicando o processo de construção ou reforma. Quanto mais souberem, mas eles se sentirão como parte de tudo aquilo.
Também é indicado realizar treinamentos corporativos junto a sua equipe para explicar as regras do lugar. Nesse ponto, destacam-se os que se relacionam à segurança — incêndio, rotas de evacuação — e às novas normas. De como e onde estacionar o carro à limpeza do escritório, não deixe de citar nada. É nesse momento, afinal, que você definirá a rotina desse incrível espaço.
Como fazer uma mudança de escritório simples e tranquila
Não há dúvida alguma que, ainda que emocionante, o processo de mudança de escritório é um grande desafio. Por não ser algo comum ou recorrente, é natural que haja falhas e algumas pessoas se percam em meio a tantas novidades. Considerando isso, o mais indicado é contar com parceiros qualificados ao seu lado, de preferência com experiência e conhecimento do mercado.
Uma das empresas que trabalha nesse setor é a T2 Arquitetura e Engenharia Corporativa. Desde 2005 atua no mercado como um parceiro para outras empresas no planejamento de obras. Tem como foco o trabalho junto às companhias, especialmente em projetos comerciais.
Com escritório em São Paulo, atende todo o Brasil, realizando todas as etapas de um projeto. Da obra à entrega das chaves, você não se preocupa com nada. É mais facilidade e comodidade para você e seus colaboradores.
Tem alguma dúvida ou precisa de um auxílio? Entre em contato conosco e converse com um de nossos especialistas sobre sua situação. Ficaremos felizes em poder te ajudar nesse momento tão especial!
