As buscas por “o que é facilities” têm crescido muito nos últimos anos, e diversos são os fatores que justificam tal curiosidade. Em especial, essa é uma área chave para o cotidiano de grandes corporações. Mais do que isso, é um termo em alta, principalmente por conta dos altos custos operacionais do mundo atual.
Conhecido popularmente como a terceirização de mão de obra, há outros aspectos que merecem ser analisados. Primeiramente, diversas companhias possuem um departamento inteiro destinado à área, o que justifica o interesse pelo tema. Além disso, é preciso verificar que este é um conceito de grande importância para a organização e a produtividade de qualquer negócio.
Com tudo isso em mente, fique atento aos parágrafos a seguir para entender mais afundo o tema. Ao longo do texto, você poderá conferir o que é e como funciona o setor, bem como seus benefícios e principais exemplos.
O que é facilities?
De forma bastante prática, para entender o que é facilities se faz necessário compreender o funcionamento de uma empresa. Assim, essa discussão se inicia ao analisar que muito do tempo de seus profissionais é gasto com atividades que fogem de seu core business. Ou seja, são tarefas que em nada estão relacionadas à sua área de atuação.
Sabendo disso, muitos gestores optam por terceirizar tais atividades, a fim de garantir seu foco no objetivo principal. A essa ação se dá o nome de facilities, representando serviços do cotidiano do ambiente corporativo que são realizados por profissionais especializados e terceiros. Algumas dessas funções se referem à limpeza, segurança, jardinagem e portaria da empresa.
Quem atua no mercado de facilities?
Por conta de toda a abrangência do termo, pode-se encontrar o conceito de facilities de diversas formas. Primeiramente, há o departamento dentro das empresas que realiza tal atividade. Em seguida, surgem os profissionais que fazem a busca e fecham os contratos. Por fim, há o próprio mercado de terceirização, também conhecido como setor de facilities.
Departamento de Facilities
Corporações com uma estrutura muito grande necessitam de um setor inteiro para cuidar da contratação de terceiros. Assim surgiu o departamento de facilities, que ainda caminha para ganhar espaço dentro das empresas. Em geral, é uma área com poucos colaboradores, mas que traz excelentes resultados à companhia. É ela, afinal, que busca possibilidades no mercado, realiza a negociação e fecha os contratos, garantindo assim o cumprimento de inúmeras funções.
Profissional de Facilities
Em grande parte dos casos, entretanto, as empresas não investem em um setor inteiro apenas para o tema. Neste cenário, é comum verificar companhias que possuem um ou dois profissionais de facilities. Estes são os incumbidos de realizar todas as tarefas relacionadas à contratação de terceiros, independentemente da função. Há, inclusive, cursos já disponíveis em diversas universidades para formar e capacitar estes profissionais. É válido mencionar, também, que algumas organizações optam por deixar esse serviço à cargo dos departamentos de Recursos Humanos ou Compras.
Mercado de Facilities
Outra utilização bastante comum do termo facilities está relacionada não a um setor ou profissional. Aqui, o foco está no mercado como um todo, compreendendo todas as empresas que atuam na terceirização de mão de obra especializada. De acordo com relatório da ABRAFAC — Associação Brasileira de Facilities — este é um mercado estimado em 1,5 trilhões de dólares no mundo todo.
(…) as organizações buscam empresas de fora, especializadas em prestar serviços que não são o negócio principal do contratante. Uma tendência que vem aumentando é a inclusão de serviços integrados. Cada vez mais o mesmo prestador fornece mais e mais atividades, como manutenção, limpeza etc”
Thiago Santana, presidente da ABRAFAC
Quais os serviços mais comuns do mercado de facilities?
Até agora foi mencionada a parte teórica do que significa facilities e quais as suas principais funções. Ainda assim, se faz necessário trazer a parte prática do termo à tona, especialmente no que se refere aos serviços que mais são oferecidos nessa modalidade. Para surpresa de muitos, inúmeras atividades cotidianas de uma empresa são feitas dessa maneira. Confira algumas delas:
Limpeza e higiene
Provavelmente o serviço terceirizado com mais frequência no ambiente corporativo seja o de limpeza. De fato, esta é uma tarefa que não se encontra no core business de boa parte das corporações. Dessa forma, faz sentido contratar empresas especialistas para limpar toda a estrutura da organização. Aqui, entram os mais diversos tópicos dentro de tal tema.
Em algumas situações, a limpeza do escritório é a única responsabilidades do profissional contratado. Em outros casos, a equipe deve também organizar o espaço, limpar vidros e janelas, cuidar da manutenção da higiene e se apresentar pronta para qualquer outra função necessária. Assim, os profissionais de facilities devem buscar por fornecedores que cumpram com todas essas especificações.
Segurança e vigilância
Por ser um tópico bastante delicado, grande parte das empresas preferem terceirizar a segurança. Seja no controle de acesso ou mesmo dentro de suas instalações, essa é uma prática comum no mercado corporativo. Primeiramente, porque esses profissionais contratados são corretamente treinados para lidar com qualquer eventualidade. Mais do que isso, representam uma preocupação a menos para os gestores.
Inúmeras companhias oferecem o serviço, que pode vir acompanhado de itens tecnológicos. A instalação de câmeras e centrais de apoio é um ponto interessante, especialmente em locais com grande movimento de pessoas. Cabe à equipe de facilities, portanto, analisar os prestadores disponíveis em sua região e determinar aquele que apresenta o melhor custo benefício.
Suporte administrativo
Não são somente funções externas que podem ser terceirizadas atualmente. Algumas organizações, inclusive, optam por funcionários terceiros para atividades que tenham a ver com sua atuação, mas sejam mais manuais e corriqueiras. Dentro da rotina de uma empresa há, afinal, tarefas que não requerem conhecimento técnico ou experiência, mas continuam sendo vitais.
Um bom exemplo disso está no suporte administrativo, o qual engloba o planejamento, a execução e o monitoramento de algumas funções. Em geral, estes profissionais são selecionados por facilities para trabalhos mais manuais e repetitivos. Assim, participam do dia a dia da corporação como outros colaboradores, mas não estão vinculados à empresa.
Recrutamento e seleção
Também é possível citar entre as atividades terceirizadas o processo de recrutamento e seleção. Geralmente ligado ao departamento de Recursos Humanos, há situações em que este não dá conta do trabalho. Em alguns casos, empresas muito grandes apresentam uma taxa de turnover muito alta, o que resulta em uma necessidade frequente de contratar.
Quando isso ocorre, é comum que facilities seja acionada para buscar por soluções nesse sentido. Para isso, vão atrás de head hunters ou companhias especializadas no tema, as quais auxiliam durante toda a contratação. Da seleção dos candidatos às entrevistas, elas ajudam ao facilitar essa pesquisa e diminuir o tempo gasto para preencher determinada vaga.
Manutenção e conservação
Por fim, é válido citar a manutenção como uma das funções que mais são terceirizadas por grandes empresas. Aqui estão os mais diversos tópicos, que podem ou não estar relacionados ao core business da corporação. A infraestrutura desta é o ponto principal para quem atuará no setor, sendo que as atividades podem compreender ajustes, reformas e limpeza.
Em determinados casos, as organizações optam por terceirizar também a manutenção dos equipamentos utilizados. Para isso, o profissional de facilities deve encontrar fornecedores que estejam aptos a ajudar. Além disso, eles precisam apresentar conhecimento técnico sobre o maquinário, bem como sobre a correta forma de se utilizar das ferramentas.
Quais os benefícios de apostar em facilities?
Entendendo a que se refere facilities e quais as tarefas mais comuns da área, fica mais simples compreender seus benefícios. Aqui, inúmeras são as vantagens da prática, a qual já conquista milhares de empresas ao redor do globo. A motivação de todas elas está ligada a esses pontos positivos que a técnica apresenta, dentre os quais se destacam os que seguem.
Redução de custos
Obviamente, para ter uma aceitação tão grande por parte do mercado, os serviços terceirizados devem promover uma redução de custos. Sem isso, afinal, as empresas optariam por contratar e treinar seus próprios colaboradores. Assim, tal benefício pode ser averiguado por isentar a organização dos custos trabalhistas de tal recrutamento. Ao passar tal responsabilidade para outra empresa, então, o que se vê é uma considerável queda nos gastos de tais tarefas. Esta redução pode ser vista tanto na mão de obra em si quanto nos equipamentos e materiais para a realização da função. Cabe a facilities, então, encontrar a opção que demonstre maior economia dos recursos.
Qualidade e especialização
Não é difícil entender que, ao contratar uma empresa especializada, determinada tarefa será realizada com maior maestria. Este é um tópico importante, em especial em algumas funções específicas. Este é o caso da segurança e do recrutamento, em que a falta de conhecimento pode prejudicar o resultado. Por isso, vale a pena pesquisar sempre por fornecedores que possam agregar valor à sua atuação. Estes devem ser parceiros, os quais trazem novos processos para tirar maior proveito de seus recursos. Mais do que isso, tal prestador necessita contar com experiência, conhecimento e técnica na atividade.
Padronização da atividade
Quando em negociação, o departamento ou profissional de facilities deve discutir inúmeros pontos com o provável fornecedor. Entre eles, está a padronização das atividades, visando alcançar sempre o mesmo resultado. Ne nada adiantará, afinal, ter em sua empresa pessoas que façam o serviço cada uma de um jeito. É pensando nisso que algumas corporações optam pela terceirização de tarefas manuais e rotineiras. Ao garantir que todas serão executadas da mesma maneira, protege-se a reputação da marca, além de assegurar a entrega de produtos ou serviços com o padrão de qualidade oferecido ao mercado e aos clientes.
Mão de obra
Para finaliza as principais vantagens de apostar em facilities, não seria possível deixar de lado a mão de obra. Aqui, o foco não se encontra na habilidade nem na experiência dos prestadores de serviço, mas sim em sua simples presença. A explicação para isso é fácil, visto que a maioria dos contratos desse tipo garante a presença de um profissional, seja ele quem for. Dessa forma, no caso de absenteísmo — falta justificada ou não — do profissional terceiro, o fornecedor deve enviar outro para substituí-lo. Na prática, portanto, o que se vê é uma atividade que não para, independentemente de quem a está realizando. O que não acontece no caso de um colaborador contratado pela empresa que, se faltar, dificilmente será substituído por outro.
A importância da área de facilities para uma empresa
Apostar em uma área de facilities dentro de sua corporação é uma excelente iniciativa. Além de todos os benefícios diretos mencionados acima, é possível também citar o aumento de produtividade e competitividade como suas vantagens. A fim de conseguir tais resultados, porém, o ideal é ter ao lado parceiros que agreguem conhecimento e experiência a esse projeto.
Uma das empresas que trabalha nesse setor é a T2 Arquitetura e Engenharia Corporativa. Desde 2005 atua no mercado como um parceiro para outras empresas no planejamento de obras. Tem como foco o trabalho junto às companhias, especialmente em projetos comerciais. Com escritório em São Paulo, atende todo o Brasil, realizando todas as etapas de um projeto. Da obra à entrega das chaves, você não se preocupa com nada. É mais facilidade e comodidade para você e seus colaboradores.
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