Cada vez mais os eventos corporativos têm feito parte do planejamento de qualquer empresa, das pequenas e familiares às multinacionais. Motivos para isso não faltam, visto que essa é uma estratégia já difundida e comprovadamente eficiente de se comunicar com o público interno e externo. Não à toa, a pandemia de 2020 e 2021 não acabou com estes, apenas os levou para o ambiente online.
Alguns dos maiores exemplos deste tipo de ação se encontram no Brasil, como feiras e grandes celebrações. Exemplos disso não faltam, sendo este um mercado altamente lucrativo e que atrai novos adeptos a cada ano. Ainda assim, é preciso compreender da tática para aplicá-la, sendo necessário informação, conhecimento e prática para realizar de forma a trazer bons resultados.
Se está interessado em eventos corporativos, vai ficar feliz em saber que abaixo encontrará tudo o que precisa saber sobre eles. Dos tipos disponíveis a um passo a passo de como realizar um, bem como a correta maneira de criar um espaço para estes dentro de sua empresa. Fique atento e invista nessa tendência do mundo corporativo.
O que são eventos corporativos e por que realizar um?
Basicamente, eventos corporativos são uma estratégia de comunicação, que visa melhorar o contato entre a empresa e seu público interno e/ou externo. O primeiro caso se refere especialmente aos colaboradores, podendo ocorrer no próprio espaço corporativo da companhia. No segundo, entretanto, podem se destacar clientes, fornecedores e parceiros como os participantes. Em ambas as situações, porém, a lógica é praticamente a mesma, mudando principalmente o conteúdo.
Dito isso, se faz importante salientar que a ideia por trás dessa tática é aproximar a companhia daqueles que fazem parte de seu mercado. O objetivo disso é justamente estreitar os laços, compreender sua atuação ou apresentar uma nova ideia, produto ou posicionamento. Por conta disso, são inúmeros os tipos de eventos existentes, dentre os quais se destacam, principalmente:
- Congresso: Grandes eventos com duração maior e que contam com pequenas atividades em seu planejamento;
- Convenção: Podendo ser grandes ou pequenas, são situações em que há mais interação entre presentes, sejam eles de sua equipe de vendas ou fornecedores;
- Workshop: Cursos que visam passar conhecimento aos adeptos, com interação constante destes, como uma oficina;
- Feiras: Também conhecidas como feiras de negócios, são grandes eventos em que diversas marcas expõem seus produtos, novidades e se comunicam com outros players do mercado e clientes;
- Treinamento: Os treinamentos corporativos seguem a lógica do workshop, porém sem tanta interação, já que o foco é passar o conhecimento de forma mais direta e sobre um tema em específico;
- Palestra: Com curta duração, estas são ocasiões em que se traz alguém de fora — normalmente um especialista no tema — para passar sua visão e conhecimento sobre o assunto;
- Conferência: Discussões no estilo debate, com participantes especialistas em suas áreas, um mediador e público convidado ou pagante.
Como planejar eventos corporativos de sucesso?
Com o entendimento adquirido acima, fica mais simples compreender a importância dos eventos corporativos para uma empresa. Para investir nessa estratégia, porém, é preciso seguir um passo a passo que visa garantir o sucesso dessa empreitada. Aqui, serão dispostas etapas pelas quais se deve passar a fim de garantir que seu objetivo seja atingido.
Planejamento
Primeira etapa do processo, é o momento em que se entende as necessidades da empresa, sua capacidade de investimento e os objetivos do evento. É também este ponto em que se definem os responsáveis para cada uma das tarefas. Em geral, os departamentos de marketing e relações públicas são os que se encarregam de levar o projeto adiante.
Orçamentos
Com o budget disponível informado, chega a hora de prever os gastos dos eventos corporativos. Para isso, determina-se um orçamento máximo para cada uma das atividades descritas acima. Dessa forma, pode-se considerar a reserva ou reforma do espaço, os fornecedores, atrações e tudo mais que for decidido no item anterior. Sem isso, é possível que se gaste mais do que o esperado, colocando em risco toda a estratégia.
Local
Independentemente do evento que será realizado, se faz preciso de um espaço para abrigar sua execução. Com os avanços tecnológicos, este pode ser um ambiente físico ou virtual, dependendo de suas necessidades e possibilidades. Em ambos os casos, é necessário analisar a capacidade de convidados, a estrutura necessária e a elaboração de um plano de contingência em caso de algum problema.
Fornecedores
Muito provavelmente você não terá em sua empresa todo o necessário para a realização dos eventos corporativos. Comida, material de escritório, brindes e atrações são bons exemplos de itens que podem precisar de uma ajuda externa. Dentro do planejamento, todas as empresas que te ajudarem com eles serão consideradas fornecedores. Seu contato com eles deve ser constante para garantir a entrega de tudo o que foi combinado a tempo.
Decoração
Tanto nos eventos dentro de seu próprio espaço corporativo quanto em locais alugados, é comum ser preciso alguma decoração. Em geral, esses ambientes não possuem nenhum atrativo visual, o que pode fazer com que os participantes se distraiam facilmente durante sua execução. Com isso, é interessante planejar uma forma de tornar o espaço mais convidativo e de acordo com a proposta do evento.
Comunicação
Etapa de extrema importância, mas constantemente esquecida, a comunicação deve ser feita perfeitamente. Seu objetivo é o de atrair os convidados a esses que por muitas vezes podem parecer desinteressantes. Assim, é seu dever garantir os diferenciais de sua apresentação e o porquê de todos garantirem sua presença nela. Em caso de eventos corporativos com público pago, é imprescindível averiguar a viabilidade e organização do pagamento.
Realização
Chegou o momento de tirar tudo do papel e, enfim, realizar os eventos corporativos que foram planejados. Para isso, deve haver um ou mais responsáveis — dependendo do tamanho e importância do evento — para garantir que tudo saia conforme o planejado. É comum que falhas ocorram, mas se faz preciso estar preparado e ter planos para solucioná-las rapidamente e sem que ninguém perceba. O sucesso de toda essa estratégia depende desse dia.
Análise
Mesmo após a execução, ainda há trabalho a se fazer. Agora, o foco está em averiguar o resultado dessa ação e analisar sua efetividade. Para isso, é possível se utilizar de formulários, pesquisas ou examinar seus frutos, tangíveis ou não. Com isso, se torna mais factível compreender o que foi feito de errado para se corrigir no próximo, bem como repetir tudo o que foi realizado com excelência.
Como reformar um espaço para receber eventos corporativos?
Quando se falou de espaços para eventos corporativos, foi citada a possibilidade de realizá-los dentro da própria companhia. De fato, algumas empresas possuem um ambiente para isso, enquanto outras precisam investir toda vez para alugar o imóvel de um terceiro. Se você deseja fazer parte do primeiro time, é bom se atentar a alguns processos.
Necessidade
Antes de mais nada, é preciso ter o completo entendimento de qual será o objetivo deste espaço e, principalmente, quais são suas necessidades. Você fará convenções constantemente, ou serão apenas capacitações? Ocorrerão shows ou apresentações? Quantas pessoas serão convidadas normalmente? Estas serão da sua equipe ou pessoas de fora? Muitas vezes, não se faz necessário um ambiente como esses, mas sim uma sala de treinamento ou sala de reunião.
Estrutura
Respondidos todos os questionamentos citados acima e definida a necessidade ou não do espaço, é hora de estruturá-lo. Para isso, novamente será preciso entender seus objetivos e a função exata deste cômodo. Dependendo do caso, serão precisos alguns móveis para escritórios — como cadeiras ou mesas —, locais para alimentação ou até mesmo o isolamento acústico. E então chega o momento de investir em cada um desses pontos levantados como essenciais.
Tecnologia
Todo o destaque agora estará nos itens tecnológicos que serão necessários para que o ambiente funcione para eventos corporativos. Com este fim, podem ser necessários os mais diversos aparelhos, como microfones, televisões ou projetores, e até mesmo um bom ar-condicionado para empresas. É aqui que se garante a efetividade do espaço e como este auxiliará nas mais diversas funcionalidades.
Obra
Com tudo definido, chega o momento de iniciar a obra corporativa que te dará um espaço perfeito para qualquer tipo de evento. Para não passar por nenhum problema, o mais indicado é contar com o auxílio de terceiros nesse processo. Do projeto à execução, tudo pode ser muito confuso para quem não está acostumado com esse mercado. Com isso, é fácil acabar gastando mais do que o previsto, em uma reforma que dura mais e que não traz os resultados esperados.
Como criar um espaço funcional para eventos corporativos?
Sem dúvida alguma, investir em eventos corporativos é uma ótima estratégia para se comunicar com seus parceiros e ganhar mercado. Seu planejamento, porém, pode ser complicado e custoso, em especial para empresas que não contam com um espaço para este fim. Por isso, se decidir por investir nesse ambiente, o correto é buscar por parceiros que tenham experiência e conhecimento nesse tema.
Uma das empresas que trabalha nesse setor é a T2 Arquitetura e Engenharia Corporativa. Desde 2005 atua no mercado como um parceiro para outras empresas no planejamento de obras. Tem como foco o trabalho junto às companhias, especialmente em projetos comerciais.
Com escritório em São Paulo, atende todo o Brasil, realizando todas as etapas de um projeto. Da obra à entrega das chaves, você não se preocupa com nada. É mais facilidade e comodidade para você e seus colaboradores.
Tem alguma dúvida ou precisa de um auxílio? Entre em contato conosco e converse com um de nossos especialistas sobre sua situação. Ficaremos felizes em poder te ajudar nesse momento tão especial!
