Os escritórios abertos vêm se tornando a realidade dos principais e mais competitivos ambientes de trabalho. Contudo, assim como existem condições favoráveis a este layout, também existem condições adversas à dinâmica. Quer descobrir se os escritórios abertos são bons para a produtividade? Clique aqui e continue a leitura!
Está se candidatando a uma empresa nova e moderninha? Então, podemos afirmar com toda a certeza que você se deparará com um open office (escritório aberto, em tradução livre). Isso porque os comportamentos e posturas profissionais estão mudando e, não se preocupe, isso é uma coisa muito boa!
Isso porque, hoje em dia, segundo pesquisas, mais de 70% dos escritórios nos Estados Unidos estão aproveitando o layout aberto para incentivar funcionários e rodar o seu negócio. E, até onde se sabe, poucas são as companhias que retornam ao modelo original. Contudo, existem sim algumas empresas que retornam ao formato tradicional. Quer entender os motivos?
Nesta postagem você vai conhecer sobre o funcionamento dos escritórios abertos, suas principais vantagens, defeitos, conhecer algumas pesquisas que comprovam o fracasso do layout em termos de produtividade para os funcionários e algumas dicas sobre como lidar com a situação – caso você não tenha alternativa.
Basta acompanhar a leitura!
Como funcionam os escritórios abertos?
Ganhando popularidade em empresas do mundo inteiro, os escritórios abertos são ambientes corporativos cujo layout foge da estrutura de um escritório normal. Sem paredes, todos os funcionários daquela empresa trabalham em um mesmo ambientes, separados apenas por estações de trabalho individuais, estas que se encontram espalhadas em um grande espaço.
Em um espaço sem divisórias entre os colaboradores, sem cubículos e com mais transparência no modelo de negócio, acredita-se que o layout oferece à companhia muitas vantagens – o que não é mentira, como você verá na seção a seguir. Entretanto, existem alguns mitos que não correspondem com a realidade desses ambientes, tão fomentados por publicações como “a melhor opção”.
Para ver se você está em um escritório aberto, é fácil: preste atenção e verifique se está em um ambiente sem paredes ou cubículos, fileiras e fileiras enormes de mesas espalhadas e compartilhadas. Tudo isso concentrado em um amplo espaço livre. Essa é a definição básica de um escritório aberto. Neste tipo de modelo, recomenda-se que haja uma sala fechada para reuniões e conversas que precisem serem feitas de modo privado.
O layout de “escritório aberto” frequentemente é escolhido por corporações que querem manter um clima mais informal e descontraído entre os colaboradores, como é o caso de empresas de tecnologia e comunicação, por exemplo.
E precisamos deixar bem claro que um escritório aberto não é igual a um escritório co-working.
Veja a seguir as principais vantagens de se trabalhar em escritórios abertos.
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Vantagens de trabalhar em escritórios abertos
O Open Space é um modelo que vem ganhando força e notoriedade ao longo dos últimos anos, especialmente nos Estados Unidos. É bem comum pesquisar por imagens de empresas, como o Google, Yahoo, Ebay e outras gigantes da tecnologia, ou do universo das startups, que adotaram a medida.
E vale a pena ressaltar que a tendência é que a prática vai ganhando cada vez mais adeptos, isso porque existe uma série de benefícios que o modelo pode oferecer aos funcionários de uma empresa.
Listamos alguns motivos a seguir:
1. Comunicação rápida e ágil entre equipes
Você já se viu tendo que subir ou descer escadas – ou de elevador – para falar com algum funcionário de outro setor, não é mesmo? A situação pode te atrasar e tirar alguns bons minutos (ou até horas) da sua rotina.
Mas em um open office, a coisa não funciona assim. É muito mais cômodo falar com o Juliano do Departamento Pessoal ou com a Laura da T.I. só com um aceno de mão – e sem ter paredes impedindo o acesso a outras pessoas que não fazem parte da sua equipe imediata, por exemplo.
Viu que alguma pessoa está livre? Basta se aproximar e fazer a sua solicitação. Isso irá lhe poupar bastante tempo e otimizar a sua rotina.
2. Trabalho em equipe “ao pé da letra”
Talvez o principal motivo que muitas empresas, especialmente as mais modernas, tenham adotado a medida é a integração entre todos os funcionários.
Os escritórios abertos são ambientes acolhedores e colaborativos onde uma mão pode ajudar outra com mais facilidade e abertura. É difícil conhecer alguém que se sinta isolado e sozinho trabalhando em uma empresa que mantém essa dinâmica.
3. Seu chefe está mais próximo ao seu cotidiano
É muito interessante ter acesso ao seu chefe com apenas poucos passos. Em um escritório aberto, o seu líder estará bem próximo, assim, poder discutir ações ou solicitar uma ajuda será mais fácil. Especialmente porque o layout permite que as hierarquias estejam menos delimitadas, mostrando que “ninguém está acima de ninguém”.
E para um chefe, é gratificante – e até mesmo prático – visualizar os funcionários que conseguem desenrolar os problemas e imprevistos do dia a dia assim que eles surgem. Observar esse comportamento de perto facilitará na hora de ter que decidir por um aumento (ou por uma demissão).
4. Custos de estrutura reduzidos
As repartições que trabalham com estruturas tradicionais, como salas exclusivas, demandam um pouco mais do orçamento da empresa durante uma reforma, por exemplo.
A bolha imobiliária oferece preços mais baratos a salas ou prédios com estrutura de open office, especialmente nas principais capitais, tornando o modelo mais atrativo e econômico. De acordo com o Wall Street Journal, até 50% das despesas individuais com os funcionários conseguem ser reduzidas.
Entretanto, existem mais pontos negativos do que positivos ao trabalhar em um ambiente aberto.
Ficou curioso? Continue a leitura e descubra quais são as desvantagens dos escritórios abertos.
Principais desvantagens dos escritórios abertos
Como foi dito na seção anterior, foram são várias as (grandes) empresas que adotaram os escritórios abertos, e com eles, uma leva de benefícios foram integrados à companhia.
Entretanto, pesquisas já comprovaram que até 15% da produtividade é comprometida nesses ambientes, a concentração é afetada e existe até mesmo uma possibilidade maior da equipe contrair doenças infectocontagiosas e outras doenças físicas.
Veja a seguir as principais desvantagens dos escritórios abertos:
1. Falta de privacidade
De certo você já se sentiu observado alguma vez, não é mesmo? E aí, a experiência foi boa? Para muitos, está longe de ser algo confortável – para dizer o mínimo. Em ambientes abertos é inevitável sentir como se estivesse sendo “vigiado”.
Vai surgir algum momento em que será inevitável estar no ambiente e ter de lidar com um problema pessoal ou assunto confidencial da empresa e não se sentir invadido ou vigiado. Vá por nós, o constrangimento será absurdo e nada confortável para as partes envolvidas.
2. A conquista de território poderá gerar conflitos
Não, não estamos falando do jogo “War”. Mas, em algumas empresas que adotam os escritórios abertos, os paralelos com a brincadeira de tabuleiro é inevitável.
- “Quem mexeu na temperatura?”
- “Onde é que vou me sentar?”
- “Você pode retirar seus pertences da minha mesa?”
Serão alguns dos conflitos diários que você – ou os seus colegas terão de lidar – em um ambiente sem amarras, portas e paredes.
Nunca a conquista de poder será tão sonhada por alguém.
3. Barulho? Bastante. Ruídos? Com certeza!
Provavelmente a reclamação número um de quem trabalha em um escritório sem paredes. Por isso, acostume-se!
Seja bem-vindo a sua nova rotina: pessoas falando sem parar, telefone tocando, conversas em voz alta, pessoas ao celular, mesas e cadeiras se movimentando, pisadas, o barulho das teclas do computador. De alguma forma, você terá de aprimorar a sua concentração. Mas não se preocupe, pois nas seções adiante você aprenderá como fazer isso.
Com tanta barulheira será difícil não perder a paciência e, principalmente, o foco.
4. Baixa produtividade
Talvez o principal tópico que te trouxe até aqui, a improdutividade é o maior fato comprovado no que se refere as pesquisas feitas sobre o ambiente dos escritórios abertos.
Tudo o foi apresentado até aqui pode te dar uma grande certeza: as interrupções e distrações são reais!
É comum presenciar menos produtividade, reclamações constantes dos funcionários ou demais problemas. Claro, isso vai depender da área com a qual você trabalha, entretanto, estas são dificuldades mais palpáveis nesses ambientes.
Este ponto em particular é tão amplo que merece mais detalhes. Por isso, continue a leitura e veja como o ambiente aberto é capaz de afetar diretamente a produtividade dos funcionários.
Escritórios abertos são ruins para a produtividade dos funcionários?
Sim, sei que pela descrição de um ambiente moderno e sem hierarquias delimitadas tudo parece incrível, não concordam? Mas são vários os estudos recentes que comprovam que a prática não é tão ideal assim. Especialmente para a produtividade dos funcionários. Existem outros aspectos negativos para além dos supracitados.
A BBC publicou uma reportagem sobre a prática em alguns escritórios internacionais e pôde comprovar, em primeira mão, que os aspectos negativos dos escritórios abertos acabam comprometendo o cotidiano das equipes.
Continue a leitura para entender melhor.
Na empresa de tecnologia do executivo Chris Nagele, a Wildbit, localizada no estado da Pensilvânia, nos Estados Unidos, as coisas mudaram quando as paredes foram substituídas por um ambiente sem divisórias ou paredes. Segundo o founder contou à BBC, inicialmente, o seu plano era de integrar melhor a sua equipe, oferecendo um ambiente colaborativo e conectado.
Entretanto, em pouco tempo Nagele percebeu que sua decisão havia sido equivocada. Isso porque a distração do novo ambiente comprometeu a produtividade dos funcionários. Como chefe, perceber o descontentamento e a falta de entregas de sua equipe não foi nada agradável.
“Muita gente concorda – simplesmente não aguentam o escritório aberto. Nunca conseguem terminar as coisas e precisam levar mais trabalho para casa”, ele contou para o tabloide inglês.
A mudança provou-se temporária, pois, novamente, a empresa foi transferida para um novo ambiente “tradicional”.
O principal foco das reclamações do executivo foi a falta de atenção da equipe, sem contar nas conversas paralelas. Após o retorno ao molde, Nagele contou que ele nota a sua equipe mais produtiva, focada e alegre. Um cenário ideal para todos!
“As pessoas agora podem fazer um trabalho mais focado e têm mais tempo para trabalhar”, afirma. “Isso ajudou a organizar as ideias de todos.”
Pesquisa realizada com a Fast Company
A revista Fast Company publicou uma pesquisa realizada sob sigilo com funcionários de algumas empresas que adotam o layout aberto, colhendo opiniões diversas sobre a produtividade e os benefícios do ambiente. A partir dessa reportagem, foi analisado inicialmente que muitas pessoas acreditam que esse ambiente contribui para um espaço mais fluído e com mais convergência de ideias. Porém, logo foi constatado que essa não é a opinião geral sobre o modelo.
A questão é que os próprios funcionários, que não sejam os da gerência, tem uma tendência maior a não gostar dos escritórios abertos, principalmente por conta das interrupções constantes e bagunça generalizada. Um funcionário contou à publicação que o ambiente torna-se sensorialmente carregado, perturbador e que não oferece a privacidade necessária.
Aliás, também sob o mesmo ponto de vista, segundo a publicação, 31% dos colaboadores envolvidos no estudos também afirmaram que evitam expor seus pensamentos e opiniões reais em calls no escritório. Nesse sentido, por terem medo de serem ouvidos e sofrerem algum tipo de represália por outros colegas de trabalho. De certo, não é uma realidade empresarial perfeita.
Mais pesquisas desacreditam no modelo de escritórios abertos
Segundo uma pesquisa realizada pela publicação filosófica Royal Society Publishing, intitulada “The Impact of the ‘Open’ Workspace on Human Collaboration” (“o impacto dos ambientes abertos na colaboração humana”, em tradução livre), foi descoberto que 70% das interações “cara a cara” entre os membros da equipe diminuem em um ambiente aberto.
Além disso, houve um aumento de 50% nas interações por mensagens eletrônicas. Na pesquisa, foram realizados testes em um escritório recém renovado, onde um andar estava totalmente aberto pela primeira vez. A metodologia consistiu em solicitar que os colaboradores usassem um sensor que calibrasse toda a interação diária entre eles, ao longo do dia de trabalho.
Os dados foram coletados durante um mês inteiro: 15 dias antes da reforma e 15 dias após. A pesquisa comprovou que, dos 52 participantes envolvidos, todos tiveram um deficit de interação de até 72%. Outras métricas colhidas também confirmaram que as mensagens de e-mail e sms aumentaram, assim como a quantidade de palavras enviadas em cada uma das mensagens.
Ou seja, manter todos os funcionários no mesmo ambiente – e ao mesmo tempo – faz com que os colaboradores falem menos umas com as outras e troquem mais mensagens virtuais. Ao mesmo tempo, consegue criar uma atmosfera que impulsiona uma pressão social para que todos sempre pareçam estar trabalhando ou ocupados.
Aprenda a lidar com escritórios abertos
Sim, apresentamos as vantagens e as desvantagens dos escritórios abertos para que você consiga escolher se o layout funciona ou não para você. Mas, em algumas situações da vida, infelizmente, acabamos sem escolha.
Se você tem de conviver em um escritório aberto, mas possui suas dificuldades e acaba não performando tão bem quanto deveria, trazemos aqui uma série de dicas para aliviar o sufoco!
Dessa forma, acompanhe as dicas que trazemos aqui:
Em primeiro lugar, tente aproveite os benefícios
Pode parecer uma dica contraproducente, mas já ouviu falar no ditado “quem está na chuva é para se molhar”? Pois é, a essa altura você não terá muito o que fazer para fugir totalmente da situação. A menos que você troque de empresa, o que não indicamos no momento.
Fizemos uma seção completa aqui sobre as vantagens dos escritórios abertos, então, abra o seu coração e mente para elas! Torne-se mais íntimo de seus colegas, ria com eles.
Primeiramente, tente minimizar as desvantagens e sinta-se privilegiado por estar em um ambiente moderno. E, e tente resistir ao impulso de ser o primeiro colega a reclamar do barulho. Afinal de contas, ninguém quer ser conhecido com o chato da firma.
A união faz a força!
Não, você não deve promover uma rebelião para conseguir o silêncio de todos ou um escritório tradicional. Mas você pode conversar com o seu gestor e colegas de equipe para estabelecer normas simples para manter uma boa convivência em um ambiente aberto.
A priori, converse com o gestor, já que medidas e outras decisões que afetam o convívio da equipe devem ser tomadas pela liderança imediata. Em seguida, com o chefe já de acordo, tentem conversar com o time para que haja um consenso entre as normas que poderão afetar o cotidiano de todos. Basicamente, o que será feito é tentar chegar em um consenso de regras básicas para o convívio de todos.
Por exemplo, evitar fazer muito barulho quando alguém estiver em uma call, proibir ou diminuir conversas paralelos durante momentos cruciais do expediente, evitar o uso do celular ao lado de outras pessoas em atividades, entre outras.
Use e abuse dos fones de ouvido
Preparando uma reunião, desenvolvendo um plano de metas ou simplesmente em alguma tarefa que requer muitas concentração e está incomodado com os barulhos do ambiente? Um bom fone de ouvido poderá salvar a sua pele – e a sua performance!
Escute outros ruídos, música clássica, um funk, ou seja lá o que for. O que vai importante de verdade aqui é que a sua concentração não seja atrapalhada (e que você se sinta bem, claro). Aliás, o uso de fones de ouvido também servem como um aviso bem discreto para os seus colegas perceberem o seu estado atual, algo como “por favor, não desejo ser interrompido. Claro, a menos que seja extremamente necessário”. Porém, não abuse tanto assim do acessório.
Mostre que você ainda está disponível para todos, mesmo com o apetrecho acoplado aos ouvidos. Aliás, você sabia que existe até um “código” de fones de ouvido? A Karen Dillon, autora de Como lidar com a política no trabalho (Um guia acima da média – HBR), contou ao The Harvard Business Review, tabloide da conhecida universidade.
Segundo ela:
“O uso dos dois fones significa ‘não interrompa, estou concentrado’. Já o uso de apenas um deles, ‘pergunte antes de me interromper’. A ausência dos fones quer dizer ‘pode interromper’.”
Aproveite as dicas e faça logo a compra de itens que podem ser essenciais no seu cotidiano empresarial. Fizemos uma bela seleção com boas sugestões, veja mais clicando aqui.
Tente trocar de lugar
Independente da função que você exerce no escritório onde trabalha, uma coisa é certa: momentos para pensar, escrever e pôr o cérebro para funcionar sem interrupções são raros, necessários e maravilhosos. Entretanto, a coisa não anda muito assim quando você está alocado em um escritório aberto.
Mesmo assim, até nas repartições que seguem o layout, também possuem áreas mais reservadas para que qualquer integrante do time possa ficar livre de distrações e com privacidade. Por isso, se você não está conseguindo rendar nas áreas comuns, tente se apropriar de salas de reunião vazias, áreas semiprivatidas ou qualquer espaço que ofereça paz e sossego.
Ou seja, assim que você começar a ouvir muita conversa e barulho, retire o seu notebook da tomada e parta para algum desses ambientes. Se a sua empresa é muito grande, aproveite a oportunidade e vá para outro andar, caso seja necessário – ou exista a possibilidade.
Saia do escritório (por um período)
Agora, se a tarefa de manter a concentração em um escritório aberto seja realmente complicadíssima, a situação piorará bastante. Caso você possua a proximidade (e até mesmo o respaldo), negocie com o seu chefe um home office em um dos dias da semana ou permissão para trabalhar em outro local perto das imediações, como uma livraria ou cafeteria.
Dependendo do seu ofício, talvez seja possível trabalhar de casa ou em algum dos locais supracitados. Afinal de contas, nas corporações modernas, não importa onde se faz o trabalho, e sim, se há resultados. Caso seja concedida a permissão, tenha atenção com o local que você escolherá.
Questione se o novo local, de fato, lhe tratá conforto e permitirá alta produção. Inclusive, use este argumento a seu favor. Aliás, será mais fácil pedir o afastamento temporário do escritório, nem que seja por uma tarde, por exemplo, do que um dia inteiro de home office por semana. Fica a dica!
Já pensou em trocar de mesa?
Se com todas essas dicas você ainda não conseguiu conquistar o seu lugar ao sol (da repartição), talvez o problema seja com alguém perto de você. Tem um colega que fala mais alto que o normal ou que puxa muito assunto furado? Talvez seja essa a hora de pedir para a sua chefia imediata a possibilidade de trocar de lugar dentro do “mapa de sala” da firma.
Mas evite reclamações. Apresente argumentos a favor da troca e sobre como você se sentirá mais produtivo em outro local. Felizmente, muitos escritórios aboliram a prática das mesas fixas, dando autonomia aos funcionários para que, a cada dia, se for de sua preferência, consigam escolher uma nova “cadeira” para trabalhar.
E se sentir a sua paciência esgotando, peça antes que você entre em conflito com esse colega. Uma solicitação de mudança de lugar será muito mais bem vista que um bate-boca com outro membro do time.
Lembre-se dos seguintes pontos
Vamos a uma rápida recapitulação das principais dicas para como lidar com os barulhos e a desconcentração dos escritórios abertos. Acompanhe:
Dicas dos principais pontos para seguir
- Converse com o seu gestor e também com a equipe a fim de encontrar formas para preservar a boa convivência e tentar estabelecer pequenas regras para o bem de todos;
- Compre um par de fones de ouvido, de preferência o modelo que conta com cancelamento de ruído, e os utilize quando estiver realizando tarefas ou atividades que exijam concentração total;
- Encontre espaços reservados e silenciosos dentro do próprio escritório para pensar à vontade, escrever, planejar e entre outras atividades que tratão bons frutos para a empresa.
Dicas dos princiais pontos para evitar ao máximo
- Antipatia deve ser a última coisa a se fazer. Ou melhor, evite totalmente parecer antipático com os seus colegas. Se precisa de paz e tranquilidade, sinalize educadamente aos colegas de trabalho;
- Não sofra em silêncio. Tente encontrar outros colegas de trabalho com insatisfações similares as suas e traguem-nas ao seu chefe com cuidado e atenção.
- Não pedir ajuda: está com alguma dificuldade? Um colega poderá lhe ajudar!
Você é o gestor da sua equipe? Confira as dicas de como contornar a situação do seu escritório aberto!
Muitas das regras que serão apresentadas aqui são recolocações das sugestões da última seção, porém, adaptadas para a realidade de gestão de equipe. Confira uma pequena lista com ações que poderão ser tomadas, sob a sua tutela, para melhorar a sua liderança e, de quebra, amenizar os problemas dos colaboradores.
Confira:
- Ofereça, pelo menos uma vez na semana, a possibilidade de um home office rotatório entre as equipes. Por exemplo, a cada dia da semana, uma equipe diferente tem a chance de trabalhar de casa. Assim, todos passam pelo rodízio e você pode criar uma sistemática para lidar com toda a sua equipe;
- Procure otimizar o espaço ocupado entre os diferentes times: talvez a equipe de atendimento não seja melhor alocada ao lado de funcionários que estejam tendo de lidar com atividades ou tarefas minuciosas, que requerem atenção;
- Peça sugestões aos colaboradores do andar para que tipo de ambiente eles preferem, no lugar de supor;
- Verifique opções de isolamento acústico que sejam adaptáveis para a realidade do seu escritório;
- Crie espaços dinâmicos e acolhedores, como cabines de foco, salas de trabalho em equipe, áreas de colaboração, áreas de descompressão, ambiente de lazer, entre outros;
- Tente estabelecer diálogo com colaboradores que, infelizmente, não estão respeitando as normas de respeito no espaço aberto. Assim, você consegue entrar em algum acordo com eles. Pode ser uma tarefa chata, mas é crucial para estabelecer sintonia entre todos os funcionários do time;
- Inclua videoconferência, calls e outros métodos que estimulem o trabalho remoto.
Conclusão
Os escritórios abertos chegaram para ficar! Contudo, conforme a leitura realizada aqui, você pode ter comprovado que talvez a estrutura não seja a melhor para a sua empresa.
Existem fatores determinantes que comprovam o fracasso do modelo, entrentanto, dependendo do modelo da sua companhia ou da forma de trabalho, o layout pode vir a calhar. Aproveite todas as dicas e orientações apresentadas aqui para decidir se um escritório aberto é a melhor opção para você.
Ou seja, se você deseja reformular a estrutura física da sua companhia para aplicar o modelo de open office, analise, primeiramente, como os seus funcionários se comportam no ambiente corporativo e leve em consideração a cultura da sua empresa.
Agora, se você não trabalha em um escritório aberto e está pensando em fazer uma reforma, que tal conhecer as melhores opções de divisórias para a sua firma?
