Manter o escritório organizado é um dos maiores desafios de grande parte dos profissionais. Mesmo com cuidado e atenção, alguma coisa sempre acaba saindo do lugar. Neste momento, porém, manter o foco e tentar ao máximo não procrastinar durante esse processo é a solução.
Mas, para facilitar esse trabalho, há algumas dicas que podem, literalmente, salvar o seu dia. Mais do que isso, são atitudes simples e que, após algum tempo, se tornarão parte de sua rotina. Dessa forma, em poucos dias você já começará a sentir a diferença. Para obter tal resultado, entretanto, é preciso se comprometer com a ideia.
Se você está nessa busca pela organização, fique atento ao texto abaixo. Ao longo dos parágrafos a seguir, você poderá encontrar 12 dicas bastante simples — e completamente aplicáveis — para melhorar o funcionamento de seu espaço de trabalho.
O que é um escritório organizado?
O primeiro grande problema que se vê na hora de investir em um escritório organizado é o conceito em si. Na cabeça da maioria das pessoas, esta é uma tarefa que dispende muito tempo e, assim, se torna impraticável. O que elas não consideram, porém, é que algumas atividades simples e rápidas já podem surtir grande efeito em sua vida.
Outro ponto que deve ser destacado nesta discussão é que essa organização não precisa, necessariamente, ser impecável. Obviamente, alguns indivíduos apresentam maior dificuldade em deixar tudo arrumado. Para eles, então, o ideal é apostar em pequenas mudanças que, somadas, já mudarão o cenário caótico que é o escritório.
Por isso, quando se fala em organização, o foco deve estar em tornar o ambiente mais funcional. A ideia, afinal, é facilitar o seu trabalho, e não o tornar mais complicado. E, para atingir tal objetivo, alguns minutos por dia são um investimento pequeno se comparado aos benefícios que eles trarão.
Qual a importância de um escritório organizado?
Sempre que se fala em organizar o ambiente de trabalho, há aqueles que se mostram desconfortáveis. Em geral, eles estão mais preocupados com o esforço para fazer isso acontecer do que com seus efeitos. Assim, uma boa maneira de incentivá-los é demonstrar as vantagens que essas pequenas ações podem trazer para o seu dia a dia. Para isso, aproveite dos tópicos descritos a seguir.
- Diminui o tempo perdido: Com tudo no lugar correto, fica mais fácil encontrar o que precisa. Com isso, diminui o tempo gasto em buscas desnecessárias;
- Garante mais produtividade: Por conta disso, assegura uma maior produtividade e eficiência, te fazendo render mais em menos tempo;
- Facilita o trabalho: Mais do que isso, torna o trabalho mais fácil, já que evita distrações e auxilia a ter tudo sempre à mão;
- Demonstra profissionalismo: Também é uma maneira simples de demonstrar seu profissionalismo e comprovar sua capacidade;
- Aumenta o espaço útil de trabalho: Com menos itens, sua mesa será otimizada, garantindo mais espaço para sua atuação;
- Evita perdas: Com tudo organizado, você deixa de perder objetos pessoais e da companhia;
- Protege informações e arquivos: Em tempos de hackers e invasões digitais, investir em um escritório organizado representa segurança aos arquivos;
- Afeta positivamente na saúde: Por fim, espaços organizados são mais limpos, têm menos poeira e causam menos estresse, afetando positivamente a saúde dos profissionais.
12 Dicas para manter seu escritório organizado
Agora que já entende o que e qual a importância de ter um escritório sempre organizado, chega o momento de aprender como fazer isso. Felizmente, há diversas maneiras de tirar esse planejamento do papel. E, para te ajudar ainda mais, abaixo você encontrará 12 interessantes dicas para arrumar o seu espaço de trabalho.
#12 Desapegar do desnecessário
O primeiro passo para limpar o seu escritório está em jogar fora tudo aquilo que não é mais útil. Com certeza, ao analisar com cuidado, serão inúmeros os itens que você perceberá que em nada te auxiliam. Mais do que isso, pensará por várias vezes sobre o porquê de ter guardado algo assim.
Ao cumprir tal tarefa, você poderá perceber que boa parte dos objetos que estavam em sua mesa não eram funcionais. Assim, acabavam ocupando o espaço de outros itens, os quais poderia ser muito mais eficazes em suas tarefas diárias.
#11 Reduzir as impressões
Faça o teste e pare por alguns segundos em frente à sua mesa e observe o que tanto está disposto sobre ela. Muito provavelmente, ao se atentar a cada um dos objetos, perceberá que boa parte deles são papéis. Documentos, planilhas, gráficos, apresentações, blocos de notas e até pequenos adesivos com nada de útil escrito.
Ao reduzir as impressões, fica mais simples deixar o escritório organizado, visto que são menos itens em seu campo de visão. Mais do que isso, você apoia o meio-ambiente e investe na sustentabilidade de sua atuação.
#10 Distribuir a mobília corretamente
Pouca gente sabe disso, mas o seu mobiliário corporativo pode ser o grande culpado por sua confusão. Se dispostos da maneira errada, eles podem mais atrapalhar do que ajudar, e você nem percebe isso. Dessa forma, uma boa análise da distribuição dos móveis é um passo bastante importante.
De preferência, busque tornar o ambiente como um todo mais funcional, com mais espaço de passagem. Essa simples ação tornará seu cotidiano mais eficaz e fará com que você gaste menos tempo ao buscar o que quer.
#09 Investir na limpeza
De nada adianta ter um escritório organizado, se mesmo sem bagunça ele se mantém sujo. Assim, a limpeza é uma parte importante desse processo, em especial para tornar o espaço mais saudável para toda a equipe. É válido, também, analisar bem a paleta de cores escolhida, já que ela interfere diretamente em sua percepção do pó.
Algumas cores podem deixar a sujeira e a bagunça mais evidentes, causando certo desconforto aos presentes. Neste cenário, a limpeza deverá ser mais constante, evitando que isso venha a atrapalhar o funcionamento da empresa.
#08 Aproveitar as paredes
Um erro comumente cometido em organizações dos mais diversos portes e áreas de atuação é não aproveitar bem o cômodo. Principalmente em áreas mais compactas, se faz necessário criatividade para acomodar todo o necessário. E, neste momento, por que não recorrer às paredes para guardar algumas coisas?
Prateleiras, nichos e até mesmo armários podem ser muito úteis neste tópico, agregando espaço de armazenamento. Certifique-se, porém, de colocar somente o peso permitido para não sobrecarregar o item.
#07 Livrar espaço na mesa
Como é de se imaginar, o ponto mais importante de um escritório organizado é a mesa do colaborador. Este é o local que ele mais utilizará ao longo do dia, além de ser a base de seu trabalho. Assim, o grande destaque desse processo deve estar nessa superfície, a qual trará a maioria dos benefícios da estratégia.
A ideia aqui é deixar a menor quantidade possível de itens na mesa, evitando que estes venham a te atrapalhar ou distrair. Aqui, o estilo minimalista deve reinar, investindo no “menos é mais” para facilitar a execução de suas tarefas.
#06 Esconder os cabos
Ao chegar ao escritório, é fácil imaginar quais são suas primeiras atividades. Provavelmente, você começa dando bom-dia aos seus colegas e pegando um cafezinho para iniciar bem a manhã. Em seguida, se dirige à sua mesa e começa a se preparar para o trabalho. Neste momento, saem da bolsa o carregador, cabo USB e tantos outros.
Somados aos fios do computador, do telefone e outros mais, surge um caos que há pouco tempo não estava lá. Para resolver a situação, é legal investir em organizadores de cabos, que podem ser encontrados facilmente e auxiliam muito.
#05 Redobrar a atenção à papelaria
A segunda dica dessa lista diz respeito à utilização de papel, mais especificamente das impressões. Ainda assim, todos sabem que é quase impossível eliminar por completo este item do cotidiano corporativo. Dessa forma, é bom ter um plano para seu descarte, evitando que a bagunça comece novamente.
Se não tiverem nenhuma informação importante ou sigilosa e apresentarem uma parte utilizável, coloque-os na pilha de rascunhos. Caso não seja possível, busque uma fragmentadora para se desfazer do material e, em seguida, entregue-o para a reciclagem.
#04 Comprar acessórios para organização
Um escritório organizado não precisa, necessariamente, de um grande investimento para se tornar realidade. Mas, obviamente, se for possível dispender algum dinheiro, ele é sempre bem-vindo. E, se essa for sua realidade, invista-o em acessórios que te auxiliem a otimizar o espaço.
Felizmente, é bastante simples encontrar os itens, principalmente em lojas de casa e decoração. Assim, busque por caixas organizadoras e outros acessórios que podem de maneira simples facilitar sua vida rapidamente.
#03 Guardar tudo em espaços fechados
Uma forma muito utilizada de se livrar da bagunça é colocar tudo dentro de uma caixa e guardá-la no armário. Isso, porém, não é organizar, mas sim esconder. A lógica, entretanto, não está errada, já que a atividade auxilia bastante a manter o escritório organizado. Mas, para isso, é preciso seguir todas as outras dicas dessa lista.
Assim, é mais do que recomendado colocar seus objetos em armários, gavetas ou qualquer outro recipiente fechado. Além de evitar a poeira, você elimina a poluição visual do ambiente e o torna mais eficaz.
#02 Aposte na tecnologia
Não adianta, para tudo que você pensar atualmente há uma solução tecnológica para te auxiliar. No caso da organização de seu espaço de trabalho não é diferente, já que diversos gadgets e softwares podem ser bastante úteis. Eles não vão te ajudar na limpeza, mas farão com que ela deixe de voltar.
Para isso, busque por programas que te possibilitem fazer todo pela internet, sem a necessidade de nada físico. Com a mesma ideia, alguns acessórios eletrônicos podem facilitar e muito a organização do ambiente.
#01 Organizar diariamente o escritório
Para finalizar essa listagem, fica por último a dica que provavelmente é a mais óbvia de todas. Aqui, a ideia é manter o escritório organizado diariamente, de modo a te poupar de mais trabalho no futuro. São alguns minutos por dia que com certeza não te farão falta ao final da semana.
É possível, inclusive, criar uma metodologia para a atividade, de modo a torná-la parte de seu cotidiano. Uma sugestão, por exemplo, é realizar a ação de organizar o espaço todo dia ao fim do expediente. Assim, quando chegar na manhã seguinte, estará tudo em ordem e pronto para seu trabalho.
Escritório organizado é escritório eficaz
Um escritório organizado é muito mais do que a simples apresentação do ambiente. Há a produtividade da equipe, a saúde dos colaboradores e, evidentemente, a eficácia dos processos. Para ter sucesso nessa empreitada, entretanto, o mais indicado é ter ao seu lado parceiros com experiência e conhecimento.
Desde 2005 a T2 Arquitetura e Engenharia Corporativa atua no mercado como um parceiro para outras empresas no planejamento de obras. Tem como foco o trabalho junto às companhias, especialmente em projetos comerciais. Com escritório em São Paulo, atende todo o Brasil, realizando todas as etapas de um projeto. Da obra à entrega das chaves, você não se preocupa com nada. É mais facilidade e comodidade para você e seus colaboradores.
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