Muitas pessoas se perguntam sobre como organizar uma recepção de empresa, especialmente quando se veem nessa situação. Afinal, quais itens são importantes? Como deixar tudo bonito e funcional? Quais os pontos que devo me preocupar?
A realidade é que não existe um manual pronto para esse momento, já que cada projeto possui sua própria história. Ainda assim, é possível fazer uma boa reforma que vise deixá-la aconchegante e convidativa aos visitantes.
Sendo de uma clínica ou de um prédio de escritórios comerciais, o papel da recepção é imenso. Além de coordenar a entrada de pessoas, é aqui que são feitos procedimentos imprescindíveis de segurança e cadastro também.
Ficou interessado e quer saber como organizar uma recepção de empresa com maestria? Confira abaixo 8 dicas para tornar o espaço mais interessante e cuidar bem de seus visitantes!
Importância de organizar uma recepção de empresa convidativa
Ainda que pareça algo sem tanta importância, é na sala de espera que seu cliente terá a primeira impressão sobre você. Seu estilo, sua forma de trabalhar, a atenção que dá aos parceiros e como trata os funcionários. Tudo isso pode ser percebido em apenas alguns minutos esperando.
Mais do que isso, há também a forma como você faz cada um dos que estão ali se sentir. Confortáveis, felizes e entretidos? Ou ansiosos, apertados e esperando a hora de sair do ambiente? São esses os sentimentos que o cliente levará para seu escritório para negociar ou oferecer algo.
Diante disso, focar esforços em como organizar uma recepção de empresa convidativa é essencial. Além de tornar o ambiente mais interessante, é uma excelente maneira de criar um bom impacto em quem o visita.
Preocupações na hora de organizar uma recepção de empresa
Não pense você, entretanto, que para causar uma boa impressão basta encher o local de flores e quadros. Há muito mais com o que se preocupar quando pensar em como organizar uma recepção de empresa.
Pontos estratégicos podem fazer total diferença na forma como as pessoas se sentem no espaço. Bons exemplos são a iluminação e a temperatura, que se mal utilizadas, podem acabar com qualquer decoração.
Formas de entreter o visitante e pequenos mimos também são bem vindos, especialmente quando se têm clientes neste espaço. E isso, é claro, sem esquecer do atendimento, um dos principais itens deste tema.
8 dicas para saber como organizar uma recepção de empresa
Agora que já entende a importância de uma sala de espera e as preocupações que deve ter com ela, está na hora de colocar a mão na massa. Para isso, abaixo você encontrará 8 dicas importantes para saber como organizar uma recepção de empresa. Preste muita atenção em cada uma delas, as aplique em seu espaço e depois nos conte como ficou!
Decoração
Obviamente, a primeira coisa que as pessoas irão reparar ao entrar em uma recepção é a decoração. Por isso, se faz importante ter um foco especial neste item, contando com o auxílio de profissionais da área para realizar as escolhas corretas.
O primeiro ponto, portanto, é definir uma paleta de cores que traga luz e calma a ambiente. Afinal de contas, o que você menos quer são pessoas estressadas entrando em seu escritório.
Ah, e está totalmente permitido sair da imensidão branca comum e apostar nas cores! Tons pastéis estão em alta, assim como pontos de destaque com cores mais vivas. Aproveite os móveis, quadros e plantas para criar um ambiente com sinergia e organização.
Entretenimento
Esperar é um processo ao qual o ser humano não está mais acostumado. Foi-se o tempo em que uma pessoa ficava horas parada, sem fazer nada, calmamente aguardando seu compromisso. Por isso, se faz necessário entretê-lo enquanto estiver por aqui.
E isso deve ser considerado quando pensar em como organizar uma recepção de empresa. Algumas das opções necessitam de um suporte extra, sendo necessário já estarem contempladas no projeto de reforma.
Boas dicas para passar o tempo dos visitantes podem ser os clichês como música ambiente ou uma televisão. Não se esqueça, porém, que conexão é tudo atualmente. Assim, uma rede de wi-fi segura e veloz é estritamente necessária.
Copa
Neste terceiro item, a copa é mais uma representação do que a dica em si. Na verdade, o item se refere a possuir mimos que possam ser oferecidos aos visitantes enquanto esperam. Entre eles, os mais comuns estão a água e o café.
Ainda que pareça algo superficial, este é o típico ponto que não recebe valor quando oferecido, mas se torna uma falha quando não. Por isso, investir neste tipo de agrado é de grande valia para quem quer conquistas as pessoas.
Se tiver espaço, é indicado criar um ambiente voltado a isso, com xícaras e máquinas de café expresso. A água deve ser servida sempre com e sem gelo, e opções de alimentação não estão vetadas. Bolachas e balas são sempre bem vindas.
Climatização
Um ponto muitas vezes esquecido na hora de buscar como organizar uma recepção de empresa é a climatização. Afinal, a temperatura errada pode não somente deixar os visitantes desconfortáveis, como também trazer riscos à saúde.
Para isso, a melhor dica é investir em um aparelho de ar-condicionado que consiga refrescar todo o ambiente. Não se esqueça, porém, de sempre o deixar em uma temperatura nem muito quente nem muito fria. O recomendado é ajustá-lo em 23°C.
Outros pontos a se considerar aqui são a entrada de ventilação natural, que pode ser uma boa opção se possível. Além disso, a entrada de luz do sol pelas janelas também deve ser controlada para não haver desconforto.
Iluminação
Seguindo a ideia do tópico acima, a iluminação é outro fator que pode fazer total diferença em uma sala de espera. Lembre-se que este é um ambiente normalmente monótono, o que pede uma luz um pouco mais forte. Se o espaço ficar muito escuro, haverá um sentimento ruim ao adentrá-lo.
Para isso, invista em lâmpadas potentes e que tornem o ambiente mais vivo e animado. Nesse caso, o ideal é apostar nas lâmpadas brancas, que trazem foco e melhor visibilidade. As amarelas, por outro lado, deixam o ambiente aconchegante até demais, podendo torná-lo propício para um cochilo.
Quanto aos modelos, as mais indicadas atualmente são as de LED. Ainda que exijam um investimento maior, elas duram mais e possibilitam mais clareza e iluminação à recepção.
Conforto
De nada adianta focar em todos os tópicos acima se os móveis de sua sala de espera não são confortáveis. Por isso, na hora de pensar em como organizar uma recepção de empresa, leve isso em consideração.
O ideal é pesquisar bastante e testar todos os móveis que serão colocados no ambiente. Cadeiras, poltronas ou sofás devem ser acolhedores e permitirem uma correta postura aos visitantes.
Como você não pode precisar o período que as pessoas ficarão aqui, o melhor é apostar no melhor. Ah, e aproveite esse momento para unir o conforto ao estilo, tornando os itens parte de sua decoração.
Tecnologia
Muito se fala sobre a sala de espera a os itens essenciais em uma. Ainda assim, é comum focar tanto nos tópicos acima e acabar se esquecendo de detalhes primordiais do espaço. Exemplo disso é a tecnologia aplicada nesse ambiente.
Neste ponto, fala-se de computadores, impressoras e programas que permitam que os funcionários exerçam seu melhor trabalho. Até porque, muitas vezes, o atraso se dá mais por falta de estrutura do que de capacidade técnica.
Dessa forma, fornecer aos colaboradores o melhor equipamento possível é, também, uma maneira de agilizar todo o processo. E, acredite, quanto menos tempo seu cliente passar na recepção, mais ele te valorizará.
Equipe
Pode-se fazer tudo o que foi dito acima e, ainda assim, não apresentar um serviço de respeito aos visitantes. Para isso, basta ter uma equipe despreparada para lidar com o público.
Em um ambiente em que o estresse e comum, se faz necessário treinar todo colaborador para lidar com as adversidades que podem surgir. Afinal, saber como organizar uma recepção de empresa é também saber atender os outros.
Por isso, o investimento em contratação e treinamento deve ser equivalente aos gastos de reforma. Somente assim será possível presentear seus visitantes com um espaço e uma equipe que os faça se sentirem confortáveis, respeitados e felizes.
Conte com a T2 para aprender como organizar uma recepção de empresa
Ainda que o texto acima te apresente valiosas dicas sobre como organizar uma recepção de empresa, nem sempre isso é algo fácil. Para situações como essa, o indicado é contar com empresas que sejam especialistas no assunto.
Desde 2005 a T2 Arquitetura e Engenharia Corporativa atua no mercado como um parceiro para empresas. Temos como foco o trabalho junto às companhias, especialmente em projetos comerciais.
Com escritório em São Paulo, atendemos todo o Brasil, realizando todas as etapas de um projeto. Da obra à entrega das chaves, você não se preocupa com nada. É mais facilidade e comodidade para você e seus colaboradores.
Tem alguma dúvida ou precisa de um auxílio? Entre em contato conosco e converse com um de nossos especialistas sobre sua situação. Ficaremos felizes em poder te ajudar nesse momento tão especial!
