Uma das grandes dúvidas de qualquer profissional diz respeito a como definir prioridades no ambiente de trabalho. Com a vida atribulada e as tarefas cada vez mais complexas, é natural se perder em meio a tanta coisa. Ainda assim, é preciso se organizar a estabelecer claramente o que é urgente e o que não é. Somente com isso é possível fazer tudo o que necessário sem se perder.
Para isso, porém, não basta ter força de vontade, mesmo que este seja um aspecto importante do processo. Na realidade, há algumas dicas bastante úteis para entender a importância das atividades, tanto na vida profissional quanto na pessoal. Dessa forma, atentar-se a esses fatores é uma das melhores maneiras de não deixar nada passar. E, de quebra, você ainda ganha em produtividade e saúde mental.
Ficou interessado? Então confira abaixo 10 incríveis dicas de como definir prioridades em seu trabalho. Mais do que isso, descubra a importância desse processo em sua carreira e aumente o nível de sua atuação.
O que é o conceito de como definir prioridades no trabalho?
Se buscada no dicionário Michaelis, a palavra prioridade possui três diferentes definições, as quais acabam se fundindo em um mesmo sentido de importância e preferência. De acordo com este, pode-se definir prioridade como:
- Condição ou estado de primeiro; antecedência no tempo e na ordem;
- Condição do que está em primeiro lugar em urgência ou necessidade;
- Direito ou possibilidade legal de falar primeiro ou de ser atendido em primeiro lugar; preferência.
Com este conceito compreendido, é simples entender que, no ambiente corporativo, saber como definir prioridades é fundamental. Basicamente, essa é uma forma de elencar as atividades de acordo com sua importância para o processo como um todo. Assim, apresenta-se como uma habilidade primordial para os profissionais que desejam alcançar altos cargos em suas carreiras.
Por que saber como definir prioridades no trabalho?
Qualquer um que atue no mercado corporativo sabe que, em determinado momento, diversas tarefas serão atribuídas a você. Nesse contexto, não é possível realizá-las de uma só vez, pelo menos não com foco e comprometimento a cada uma delas. Dessa forma, surge a necessidade de compreender a relevância de todas e determinar uma ordem. Com base nesta é que as atividades serão realizadas, seguindo uma lista de maior a menor valor.
No mundo empresarial, essa é uma das habilidades mais requisitadas, especialmente pelo que pode trazer às companhias. De nada adiantará, afinal, ter um profissional extremamente qualificado, mas que não sabe como definir as prioridades. Na prática, o que se vê nesse caso é um ambiente hábil, mas sempre atrasado e com pouca produtividade. E isso, definitivamente, não é o que um gestor espera de sua equipe.
Como saber como definir prioridades no trabalho?
Agora que já entende a importância de saber como definir prioridades em seu trabalho, é preciso descobrir como fazê-lo. Para isso, uma boa oportunidade é seguir as 10 dicas que encontrará logo abaixo. Nelas, terá uma lista completa com sugestões interessantes para organizar seu tempo e trazer mais resultados à empresa. Atente-se a cada um dos tópicos a seguir, aplique-os em sua vida profissional e descubra uma realidade muito mais calma e eficiente.
Tenha foco na organização
Obviamente, não seria possível iniciar uma lista de dicas de como definir prioridades sem citar a organização, da empresa e sua. Aqui, o foco está em transformar a situação para que ela fique a seu favor. Ou seja, facilitar o trabalho para evitar que, em algum momento, você fique com atividades demais e tenha que optar por qual fazer.
Essa é, então, uma sugestão que visa impedir que você precise fazer a análise de prioridades. Com isso, você ganha em tempo e em produtividade, além de garantir que irá entregar sempre suas tarefas no tempo correto. E lembre-se, constantemente, que essa é uma habilidade muito valorizada dentro das grandes corporações.
Faça uma lista de atividades
Se o primeiro tópico falhou, ou você ainda não teve tempo de investir no item, naturalmente você acabará cheio de afazeres. Será necessário, então, entender cada um para, somente após isso, definir as prioridades. Uma boa forma de organizar essas tarefas e fazer essa análise é por meio de listas.
Se quiser, pode se utilizar de aplicativos para celular ou o bom e velho caderno com caneta. Independentemente da maneira escolhida, elenque tudo o que deve ser feito e, calmamente, veja a importância de cada um dos itens. Dessa forma, você terá uma visão mais macro da situação e, assim, poderá fazer as melhores escolhas.
Pense como a empresa
Uma dica bastante valiosa e até certo ponto óbvia, mas que muitos se esquecem, é analisar toda essa história com os olhos da empresa. Para isso, você deve não somente pensar sobre o que é mais relevante para você ou seu departamento, mas sim para toda a organização. Lembre-se que há inúmeros departamentos, e pode ser que você esteja atrapalhando um deles.
Com isso em mente, é válido compreender a rotina da empresa para, dessa forma, saber o que fazer em situações como essa. Por vezes, o que parece ter mais destaque para você não possui o mesmo significado para seus gestores. Se preferir, é bastante interessante questionar os líderes e verificar, com eles, qual é o foco no momento.
Coloque tudo na agenda
Sem dúvida alguma, o cotidiano atual do mundo profissional é muito desgastante e cheio de informações. Dito isso, é mais do que natural constatar que o cérebro humano pode não dar conta de tantos dados. Agora, então, o ideal é buscar por ferramentas que possam te auxiliar e ditar seu ritmo ao longo do expediente.
Naturalmente, uma agenda é a maneira mais clássica de organizar seus dias, tarefas e compromissos. Se for uma pessoa mais tecnológica, a indicação é optar pela que existe em seu celular. Esta pode ser integrada a outras contas e softwares, fazendo com que tudo fique vinculado. Com isso, você recebe notificações detalhadas e fica mais simples saber como definir as prioridades de cada dia.
Analise sempre o tempo disponível
Em grandes empresas, é comum que todas as atividades tenham um prazo, o que facilita para quem irá realizá-las. Em posse desse dado, é importante que você o leve à risca e se prepare para finalizar a tarefa antes de sua entrega. Além de demonstrar seu comprometimento e engajamento, essa é uma maneira de garantir um bom trabalho.
Mais do que isso, se faz necessário inverter a situação e deixar de ser prisioneiro do tempo. Na verdade, o mais indicado é que você controle seu próprio tempo, utilizando-o da forma que achar mais conveniente. Para assegurar o cumprimento das atividades no período correto, lembre-se da agenda mencionada alguns tópicos acima.
Foque-se no que é importante
Uma grande falha cometida com certa constância no espaço corporativo é tentar fazer tudo ao mesmo tempo. Em geral, o que se vê nesses casos são inúmeras tarefas incompletas, malfeitas ou até erradas. Por isso, saber como definir as prioridades representa, também, entender onde se focar em cada momento.
Com isso em mente, é preciso destacar que, após compreender qual seu primeiro afazer, você se foque completamente nele. Deixe os demais de lado e, quando terminar o atual, se preocupará com eles. Dessa forma, você garante que fará tudo de maneira correta e com um alto grau de comprometimento.
Saiba dizer não
Outra constante do mundo corporativo é querer abraçar o mundo e auxiliar a todos que te pedem algo. Na prática, você acaba complicando sua própria vida, já que aceita realizar tarefas que nem suas eram. E, no fim das contas, acaba com mais do que consegue aguentar, tendo que definir prioridades para não se perder.
Assim, se você é uma pessoa com esse tipo de comportamento, deve aprender a falar não de vez em quando. Lembre-se que a primeira prioridade é o seu trabalho, o qual você é pago para realizar. Se sobrar tempo ou não for te atrapalhar, aí sim auxilie seus colegas e outros departamentos da empresa.
Aprenda a delegar
Se você não tem quem responda a você, essa pode não ser uma dica muito útil. Mas, se ocupa um cargo de gestão ou liderança, é válido aprender a delegar na hora de definir as prioridades de sua rotina. Aqui, vale a pena contar com seus colaboradores para que estes te auxiliem a cumprir tudo conforme o previsto.
Muitas vezes, os profissionais acabam tendo a impressão de que devem fazer tudo sozinhos para serem valorizados. A verdade, entretanto, é que o trabalho em uma empresa é feito em conjunto. Logo, se for necessário, peça para que seus funcionários te ajudem para que todos os objetivos sejam alcançados ao final do ano.
Comunique-se com os demais
Em meio a um dia a dia tão atribulado, é comum que um profissional não tenha a menor ideia do que a pessoa a sua frente está fazendo. Levando em consideração o que foi dito acima, porém, é importante se comunicar com os demais. Por vezes, seus colegas podem te auxiliar, ou ainda apresentar novas formas de realizar certas tarefas.
Essa comunicação interna deve fazer parte do cotidiano da organização e ser feita não somente com seus pares. Uma boa ideia, então, é que o gestor do departamento reúna, semanalmente, todo seu time e cada um apresente no que está trabalhando. Com isso, é possível que, juntos, vocês possam solucionar os problemas mais rapidamente.
Faça pausas e descanse
Pode parecer ilógico sugerir que, para saber como definir prioridades, você pause seu trabalho e descanse a mente. A realidade, entretanto, é que essa é uma ótima estratégia para entender a importância de cada tema. Isso se dá, principalmente, porque você sai do problema e, assim, consegue analisá-lo de fora.
Para isso, aproveite da estrutura da corporação e tire um tempo para você quando estiver nessa situação. Vá à sala do café, converse com outras pessoas e tente se abstrair do momento atual. Ao voltar para sua mesa, perceberá que suas ideias podem ter mudado, ou ainda terá aquele incrível insight que facilitará sua vida.
A importância de saber como definir prioridades
O mercado empresarial está cada vez mais competitivo, e isso não é nenhuma novidade. O que acontece, porém, é que as companhias buscam por profissionais que, além de capacitados, também sejam organizados e saibam como definir prioridades. Assim, ter essa habilidade e colocá-la em prática é vital. E, se necessário investir na estrutura corporativa para aumentar os resultados, o mais indicado é contar com parceiros que agreguem conhecimento e experiência ao projeto.
Uma das empresas que trabalha nesse setor é a T2 Arquitetura e Engenharia Corporativa. Desde 2005 atua no mercado como um parceiro para outras empresas no planejamento de obras. Tem como foco o trabalho junto às companhias, especialmente em projetos comerciais.
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