O cotidiano de um escritório requer muito planejamento e organização. Por isso, a ata de reunião simples é uma das principais ferramentas em qualquer ambiente corporativo.
Existe um grande número de empresas que são capazes de gastarem horas do dia em uma reunião empresarial. Pois, um encontro previsto para meia hora, por exemplo, pode extrapolar com imprevistos, falta de organização ou outras questões. Aliás, existem fatores externos demais que podem contribuir no atraso de uma reunião: fuga de pauta, falta de objetividade dos envolvidos, discussões acaloradas e, até mesmo, fofocas.
E na pior das hipóteses, quando o tempo realmente chega ao seu limite, uma nova reunião poderá ser marcada – o que vai tomar ainda mais do cotidiano dos funcionários. E, sabendo que estamos cada vez mais em um ambiente corporativo cheio de competição, qualquer segundo do relógio conta!
Para que a alta produtividade dos funcionários do seu escritório não se perca até mesmo em reuniões, a organização dessas assembleias torna-se um fator importantíssimo para que haja otimização e adequação da pauta. Por isso, é recomendável que haja uma cultura de elaboração de pauta.
A pauta será documentada em uma ata de reunião. Nela, constarão todos os assuntos abordados, o que foi apresentado, planos de ação, entre outros, de forma que seja “oficializado” e repassado para outros integrantes daquele setor, ou para a gerência.
A ata de reunião simples funciona basicamente como um resumo detalhado e fiel de tudo que aconteceu naquela reunião, de modo que todos os colaboradores estejam cientes dos futuros acontecimentos. Em outras palavras, é de extrema importância a elaboração de uma ata de reunião simples.
Você ainda não sabe como fazê-la? Então não se preocupe, pois, você vai aprender tudo sobre ela nesta postagem.
Aproveite a leitura!
O que é uma ata de reunião?
Vamos de explicar todos os passos para elaborar uma ata de reunião simples e eficaz para o seu escritório. Mas em primeiro lugar, precisamos falar um pouco sobre o que o documento é e a sua importância em ambientes corporativos. Uma ata de reunião nada mais é que um documento que registra todos os acontecimentos, assuntos debatidos, novas tarefas a serem executadas em reuniões empresariais e estratégias a serem aplicadas.
Basicamente, é um resumo com os principais pontos debatidos em uma assembleia ou reunião. Geralmente, o documento é elaborado por uma secretária executiva ou alguém cujo cargo envolve auxiliar na organização da dinâmica empresarial.
Aliás, uma das principais funções de uma secretária executiva é a elaboração de uma ata de reunião. E atenção, pois nenhum detalhe pode passar despercebido. Caso aconteça, as estratégias ou ações de um determinado departamento podem ser comprometidos.
A importância da ata de reunião
Mencionamos anteriormente que uma ata de reunião serve para registrar decisões pontuais tomadas durante reuniões estratégicas ou encontros do ambiente de trabalho. De fato, a ata talvez seja o melhor registro para se manter, em parte pelo seu formato (sendo mais simples e prático do que um memorando, por exemplo).
Anteriormente, as atas eram vistas com certa preocupação por funcionários de empresas, pois se tratavam de documentos complexos. Até a linguagem utilizada em seu registro também possuía um grau de complexidade que, hoje em dia, felizmente, foi abolido.
Hoje, o documento pode ser escrito em linguagem coloquial, tornando a sua utilização mais ampla e tornando a sua compreensão simples e prática para todos os profissionais. Associações, condomínios, empresas utilizam o documento também como instrumento de prova em caso de contestações feitas por terceiros.
Em alguns casos, você pode até mesmo publicar a ata no Diário Oficial da União.
Vamos ver agora como montar uma ata de reunião.
Como montar uma ata de reunião
Chegou a hora de você aprender a montar uma ata de reunião simples. Para isso, mostraremos tudo o que deve conter no seu modelo.
Continue a leitura para descobrir como realizar a montagem da ata para a sua empresa.
Formato da ata de reunião
Não é necessariamente obrigatório que uma ata de reunião simples possua todos os elementos que serão apresentados agora. Contudo, é interessante observar quais informações são as mais importantes e as que mais combinem com o objetivo da reunião.
O modelo de ata deve conter:
- Margens dos dois lados devidamente formatadas;
- Ausência de parágrafos ou alíneas (nova linha de um texto, a qual abre um parágrafo);
- Expressões ou abreviatura de palavras também são proibidas;
- Números devem ser inseridos por extenso;
- Resuras (com ou sem corretivo) são proibidas;
- Assim como o uso das emendas, que não devem ser inseridas;
- Verbos conjugados de forma errônea também deverão ser excluídos
Simples ou formal?
Agora que você entendeu para que serve a ata de reunião e como se monta uma, chegou a hora de diferençar os diferentes tipos para que você consiga elaborar um documento que contenha todas as informações necessárias e referentes à sua assembleia.
As atas de reunião podem ser simples ou formais. Veja agora qual a diferença de cada uma dela.
Quer dicas para montar uma ótima sala de reunião? Leia aqui e saiba se o seu escritório atual atende a demanda!
Ata de reunião simples ou informal
As atas de reunião simples ou informais são documentos que registram apenas as informações chave de reuniões com clientes, outros membros de departamento, entre outros. Após a sua elaboração, o documento geralmente é enviado ao departamento de Recursos Humanos (ou RH).
Tópicos que constam em uma ata de reunião simples ou informal
Principais tópicos que devem constar na ata simples:
- Local, hora, data, início e fim da assembleia: para que todos saibam quando a reunião aconteceu e quais foram as temáticas discutidas;
- Quem esteve presente: também é fundamental informar quais os colaboradores presentes na reunião e os seus cargos;
- Pauta: destacar quais os assuntos que foram tratados, suas reverberações, planos de matriz e de ações referentes às suas finalidades;
- Pontos abordados: principal ponto da ata de reunião, que documentará todas as decisões tomadas, porquê foram tomadas, quais serão as suas repercussões e quais serão os agentes responsáveis por lidar com as consequências dessas ações;
- Planos de ação: destacar quais serão as responsabilidades de cada um dos colaboradores envolvido com um dos planos discutidos, o seu prazo e como eles atingirão aquele resultado.
Decerto, ficou mais claro como deve ser a composição de uma ata de reunião simples, não é mesmo? Portanto, chegou a hora de entendermos a visão e as características de uma ata de reunião formal.
Ata de reunião formal
A ata de reunião formal, diferente da simples, é um documento mais burocrático que, inclusive, irá requerer a assinatura de todos os membros participantes daquela reunião. Ela é mais comum em eventos como alteração de contratos, alteração de documentos perante a diretoria, mudança de diretoria, entre outros.
A ata de reunião formal é formada por cinco categorias distintas, seguem elas:
Tópicos que constam em uma ata de reunião formal
- Entrada: também conhecida como abertura, esta seção da ata de reunião formal irá indicar dados como horário, local, data e o nome do setor envolvido;
- Legalidade: nesta seção, será declarada (ou não) a legalidade da assembleia. Se teve ou não o quórum determinante na reunião, considerando todos os estatutos. No caso de não haver quórum, a reunião não será realizada e será registrado na ata;
- Expediente: aqui, serão registrados os nomes de todos os funcionários ou envolvidos participantes. Aos integrantes que não puderem comparecer, também será destacada a sua ausência. Além disso, aqui também será informado todos os avisos informados na reunião e outros assuntos similares;
- Ordem do dia: aqui constará a parte principal da ata de reunião formal, no que se refere ao conteúdo principal do texto. Nesta seção, serão registradas todas as discussões, decisões, entre outros.
- Encerramento: quando (horário, data ou local) todos os acontecimentos daquela assembleia foram formalmente registrados.
Uma excelente ata de reunião formal contará com todas as informações que foram citadas nos tópicos supracitados. E fique tranquilo, pois dificilmente um registro terá mais informações como as que foram destacadas. Inclusive, é importante ressaltar que uma ata de reunião deve ser, primeiramente, um documento simples. Dessa forma, ela está ao alcance de todos os funcionários de uma corporação. Sucinto, com leitura fácil, identificação das decisões fatores bem delineados são outros fatores essenciais para uma boa ata.
O não preenchimento das informações de uma ata provocará confusão e mais perda de tempo para os funcionários, que deverão entender o documento de forma ou outra. Por isso, monte a sua com muita cautela.
Veja um modelo de ata simples
Para facilitarmos ainda mais a elaboração de uma ata de reunião simples para você, preparamos aqui um modelo para que você só selecione e edite conforme a sua necessidade.
Segue o modelo:
- Titulo da Ata de Reunião
- Local e Data: Cidade, (dia de data) de (mês) de (ano).
- Tópicos que serão debatidos na reunião
- Tempo da reunião
- Itens de Discussão: temática que serão debatidas como prioridade durante a assembleia.
- Discussão da reunião: todos os apontamentos, projetos, planos de ação, prazos, metas e acordos realizados durante o encontro.
- Conclusão da Reunião
Prepare-se para a sua reunião!
Fique ciente de alguns prontos de preparação que você deve ter em reuniões empresariais.
- Sempre leve consigo papel ou caneta. Fazer anotações no celular podem parecer desrespeitosas, e podem te distrair facilmente;
- Escolha um local onde a iluminação esteja boa e que não haja distrações sonoras. De preferência, ao selecionar uma sala para realizar a sua reunião, escolha um ambiente com boa acústica sonora;
- Vai anotar todos os pontos no computador? Veja se você está digitando tudo com rapidez. Não é necessário, num primeiro momento, digitar tudo com cautela. Pois, assim que acabar a reunião, você terá a oportunidade de “passar a limpo”. Entretanto, certifique-se que você entenderá o que foi escrito posteriormente;
- Por isso, recomendamos papel e caneta, depois, passe as demais informações para o computador, notebook ou tablet;
- Assim que terminar de redigir a ata de reunião, certifique-se de salvar o arquivo em PDF e repassar para todos os colaboradores e setores envolvidos;
- Caso seja necessário, você pode gravar o áudio da reunião e depois reproduzi-los para compôr a ata de reunião. Se você optar por essa opção, cuidado! Antes, você deverá indicar a todos os participantes envolvidos que eles estarão sendo gravados.
Viu como é simples montar uma ata de reunião? Agora que você aprendeu, confira as nossas dicas para criar uma boa atmosfera na sua sala de reunião e itens básicos que não podem faltar!
