Armazenar os documentos é algo essencial na rotina de uma empresa. Porém, esse trabalho pode ser um pouco complicado em relação à organização e otimização do espaço. Pensando nisso, neste texto vamos falar sobre as vantagens dos arquivos deslizantes.
É comum ver em empresas estantes e armários que ocupam uma sala inteira abarrotados de pastas e papéis. Além de acumular muita poeira, este tipo de organização não é nada prático para quando se precisa buscar um documento.
Com a era digital, o armazenamento também passou a ser feito em nuvem ou em hd’s, mas ainda assim há a necessidade de guardar e proteger com segurança documentos impressos.
Neste sentido, os papéis devem estar preservados de agentes ambientais que possam comprometer sua integridade, como umidade mofo e poeira. Assim, os arquivos deslizantes são uma ótima opção de armazenagem.
A seguir, confira 7 vantagens desse equipamento:
1. Otimização do espaço
Certamente, um dos maiores benefícios dos arquivos deslizantes é a possibilidade de guardar uma grande quantidade de documentos em um espaço menor.
Isso porque ao invés de usar estantes e armários fixos, os arquivos deslizantes é um sistema com corredores móveis e armários sobre trilhos.
Dessa forma, é possível reduzir em até 70% a área ocupada, o que evita salas apertadas ou até mesmo a necessidade de alugar um espaço somente para guardar os documentos.
Com a área livre é possível criar uma área de descanso para os colaboradores, com sofás e almofadas, por exemplo. Todos só têm a ganhar.
2. Personalização de acordo com as necessidades da empresa
Cada empreendimento possui necessidades diferenciadas para armazenar seus documentos.
A boa notícia é que os arquivos deslizantes podem ser totalmente personalizados, pois são feitos sob medidas. Portanto, é possível definir o número de divisórias, largura, altura e etc.
Os arquivos também podem ser feitos de forma a combinar com a decoração do escritório, o que faz com que passe de um armário utilitário e sem graça para algo integrado ao ambiente de forma moderna, despojada e harmônica.
3. Arquivos deslizantes facilitam a organização
Imagina que maravilha querer um documento e poder achá-lo facilmente sem ficar horas procurando no arquivo. Realmente é um grande desafio manter arquivos organizados.
Os arquivos deslizantes possibilitam organizam todos os documentos com facilidade a partir da instalação de prateleiras, divisórias e compartimentos para fazer a separação e catalogação.
Isso é uma mão na roda, principalmente para ambientes de trabalho em que é preciso buscar arquivos de forma rápida, como clínicas, laboratório, bibliotecas e entre outros ambientes de trabalho.
Além disso, como é deslizante, é possível ter uma visualização completa das prateleiras, o que facilita na hora de achar algo. Recomenda-se usar etiquetas para otimizar ainda mais esse processo.
Há empresas que adotam arquivos deslizantes automatizados. Nesses casos conta-se com um software que ajuda na localização de cada arquivo. Basta consultar o sistema.
4. Evita que os documentos sofram deterioração
Não é raro que haja documentos que precisam ser guardados por anos. O grande empecilho para isso em arquivos tradicionais são elementos externos como a luz, umidade e poeira, que podem, em longo prazo, comprometer a integridade.
Os arquivos deslizantes ajudam a manter a conservação dos documentos, pois fazem a vedação completa os itens armazenados.
Isso evita, além de deixar os documentos expostos às intempéries climáticas e iluminação, o aparecimento de traças e outros insetos que são um grande problema na conservação de papéis.
5. Os arquivos deslizantes possuem mecanismo de segurança
Há arquivos que são confidenciais e só podem ser acessados por pessoas autorizadas.
Os arquivos deslizantes podem ter mecanismos de segurança, como travas, fechaduras e chaves.
O acesso pode ser feito por sessões. De tal modo, é possível ter uma sessão em que todos possam ter acesso e outra restrita, por exemplo.
6. Aumento da produtividade
A forma de organização e otimização de espaço que os arquivos deslizantes permitem estão ligadas ao aumento da produtividade.
Já falamos aqui o quanto a arquitetura corporativa presa a projeção de um ambiente funcional e prático para que os funcionários tenham conforto e bem-estar no ambiente de trabalho e, consequentemente, sejam mais engajados e produtivos. Ninguém se sente bem trabalhando em meio a bagunça e organização.
Logo, manter os arquivos organizados e diminuir o espaço para o armazenamento faz com que os locais que seriam usados para o arquivamento possam ser usados de forma mais produtiva. Além disso, os colaboradores possuem um ganho considerável de tempo quando precisarem buscar por algo.
7. Arquivos deslizantes possuem baixo custo de manutenção
A manutenção dos arquivos deslizantes é baixa ou nenhuma. Os móveis não são complexos e pode ser facilmente mudado de posição, modificados ou ampliados de acordo com as necessidades da empresa.
Assim sendo, os arquivos deslizantes devem ser encarados pela empresa como um investimento em longo prazo.
Implantar o sistema de arquivos deslizantes em sua empresa possui muitas vantagens e tem sido vista como uma solução para empresas de todos os portes.
Os arquivos deslizantes podem ser incorporados em projetos de arquitetura corporativa como uma forma de criar modelos de trabalho funcionais e otimizar espaço. Entre em contato com a T2 Arquitetura e Engenharia Corporativa e solicite um orçamento personalizado!
