Com a integração da tecnologia dentro dos escritórios, muitos segmentos passaram a arquivar seus documentos de forma online e deixaram de usar os famosos armários com pastas separadas por data ou ordem alfabética. O que acontece, porém, é que nem todo tipo de empresa consegue digitalizar seus documentos e ainda precisam arquivá-los de forma física. Mas será que ainda vale a pena ter armários em arquivos?
Os armários em arquivos são armários com gavetas e nichos para que você coloque pastas que lhe ajudem a organizar os documentos, a fim de deixá-los mais fáceis de encontrar quando necessário. O problema, no entanto, é que esse tipo de armário tende a ocupar muito espaço dentro dos escritórios, fazendo com que se perca bastante espaço útil dentro do ambiente.
Para lhe auxiliar nesse assunto, separamos um post falando mais sobre os armários em arquivos e se eles ainda valem a pena para as empresas. Confira!
Quais os principais modelos de armários em arquivo?
Os armários em arquivos podem tanto ter o layout de armário com portas, como gaveteiros, tudo a fim de otimizar o tempo e espaço dentro da sala. A configuração do armário também pode variar e ser personalizada de acordo com as necessidades de cada empresa, podendo separar os documentos por ordem alfabética ou por data, desde que seja mais prático na hora de localizá-los.
Ainda vale a pena ter armários em arquivos?
Apesar de muitos documentos hoje em dia terem a possibilidade de armazenar-se na nuvem, alguns deles ainda precisam ser impressos, especialmente no ramo da arquitetura e jurídico. Isso faz com que sua empresa precise ter um local para armazenar esses arquivos, e nada melhor do que uma mobília criada especialmente para essa necessidade.
Ou seja, os armários em arquivos ainda valem a pena, desde que sua empresa tenha uma grande necessidade de ter os documentos impressos.
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Como aproveitar melhor os armários em arquivo?
Tenha um protocolo para organização
Durante a semana, muitos papéis antigos acabam sendo desarquivados para uso, enquanto novos documentos são gerados e reformulados. No final do expediente, todos esses papéis acabam ficando em cima das mesas, aumentando as chances de que se percam ou até sejam jogados fora por engano.
Para evitar o transtorno, nossa dica é definir uma rotina de arquivamentos de documentos, que pode ser tanto diária como semanal, tendo como base a frequência de uso desses documentos.
Tenha uma rotina de manutenção
Além de estabelecer uma rotina de organização, a fim de guardar todos os documentos e evitar que fiquem espalhados, você também precisa de uma manutenção e atualização desses papéis.
Para isso, estabeleça prazos de validade para os arquivos e anote as datas em que eles poderão ser descartados. Isso ajudará a eliminar papéis que não servem mais para a empresa, liberando espaço para novos documentos e otimizando os espaços dentro dos armários.
Isso evita a superlotação dos armários e ainda ajuda na organização dos documentos, evitando que se perca tempo com documentos antigos.
Mantenha o interior dos armários organizados
Para ajudar na organização dos documentos, é importante usar itens como pastas, divisórias, prateleiras e etiquetas para evitar que os documentos se percam, ou que você passe muito tempo tentando encontrá-los.
Imagine que você precisa de um documento feito no dia 3 do mês 5, e ao abrir o armário encontra várias pilhas de papéis misturadas e sem etiquetas. Como você não sabe o que é cada uma dessas pilhas, e se os documentos estão separados, precisará passar grande parte do expediente procurando o documento que precisa no meio da papelada.
Se os documentos estivessem separados e organizados, você não demoraria mais do que minutos para encontrá-lo, o que pouparia grande parte do seu tempo e otimizaria os processos realizados dentro da empresa.
Tenha armários para cada tipo de documento
Além de organizar os armários por dentro, você também precisa organizar os armários por tipo de documento. Isto é, você não deve colocar documentos que precisam ser arquivados com documentos que são manipulados diariamente. Esses documentos também não devem se misturar com contratos que precisam ser fáceis de acessar em casos de desalinhamento das funções.
Uma dica para que a organização seja mais fácil é ter um armário ou gaveteiro para cada tipo de documento, o que lhe ajudará na hora de acessá-los.
Faça a categorização dos documentos
Além de separar os documentos por tipos, como: arquivados, uso diário e contratos, você também deve separar por categoria. Em departamentos de RH, por exemplo, os documentos podem ser separados em:
pagamentos;
seleção;
treinamento;
rescisões.
Dentro dessa categoria você ainda deve organizar por ano, mês ou ordem alfabética, desde que seja mais fácil de acessá-los.
Agora que você viu que armários em arquivos ainda vale a pena para empresas que lidam com muitos documentos todos os dias, não deixe de escolher modelos que lhe auxiliam a otimizar seu tempo e ganhar espaço, e que ainda esteja de acordo com a decoração do ambiente.
