O armazenamento na nuvem tem sido uma grande revolução dentro dos escritórios, e vêm possibilitando que as empresas armazenem menos documentos em papéis e poupem espaço com armários de arquivos. Mas você sabe como trocar seu armário de arquivos pela nuvem?
O desenvolvimento de cloud computing na última década transformou o armazenamento de dados em algo diferente do que estávamos acostumados a ver, já que agora é possível deixar grande parte dos documentos armazenados de forma online. O serviço ainda permite que qualquer colaborador tenha acesso aos dados por meio de qualquer dispositivo, seja computador, smartphone, tablet e notebook, desde que tenha permissão para acessar os documentos e que esteja conectado à internet.
Como a inovação ainda não alcançou todos os escritórios, muitos usuários e gestores ainda têm dúvida a respeito de como poderiam trocar os arquivos impressos pela nuvem para ganhar espaço e otimizar o tempo. Pensando nisso, separamos um post que vai tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto. Confira!
O que é Cloud Computing?
O armazenamento na nuvem, conhecido também como Cloud Computing, é uma tecnologia que permite o uso de recursos da computação por meio da conectividade da internet.
Com isso a nuvem permite que você tenha acesso a informações, softwares e infraestruturas por qualquer dispositivo que esteja conectado à internet, já que os dados são armazenados em datas centers que possuem regime de segurança rigoroso para evitar que os dados acabem vazando.
Quais são as vantagens de trocar seu armário de arquivos pela nuvem?
A principal vantagem desse armazenamento são os custos e segurança, já que recorrer à nuvem faz com que você economize dinheiro com armários e impressão, enquanto ganha espaço dentro do escritório para ser usado por algo que atenda melhor às necessidades da sua empresa.
Junto a isso, o armazenamento online permite que você guarde todos os documentos importantes em segurança, evitando que eles sejam trocados ou adulterados.
Como trocar seu armário de arquivos pela nuvem?
Uma das ferramentas de armazenamento na nuvem mais usadas hoje é o Google Drive, que disponibiliza até 15 GB gratuitamente para seus usuários. Dentro dessa ferramenta é possível armazenar arquivos de qualquer formato, e ainda usar aplicativos para sincronização para Mac, Android e Windows.
Para trocar o seu armário de arquivos pela nuvem usando o Google Drive, você deve digitalizar os documentos impressos em apresentações, agendas, documentos e planilhas.
Em alguns casos, é possível até mesmo escanear o documento para deixar salvo, dependendo da necessidade de uso do mesmo.
A partir disso, você consegue separar dentro do escritório quais são os documentos que podem ser armazenados na nuvem, e quais precisam ser armazenados no papel. Com essa separação, o escritório fica apenas com os documentos impressos que são necessários, e consegue se livrar das grandes pilhas de papéis que ocupam espaço dentro dos armários.
Outra grande vantagem é que qualquer colaborador consegue acessar os documentos do seu próprio dispositivo, permitindo que os profissionais possam trabalhar juntos no mesmo documento.
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Como funciona a segurança dos dados do armazenamento pela nuvem?
O armazenamento em nuvem possui três modelos de implantação: a pública, privada ou híbrida, e o escritório deve levar em consideração recursos, custos e disponibilidade na hora de escolher entre as opções do mercado.
Nuvem pública
A nuvem pública é a mais conhecida no mercado, usada pelo iCloud, Google, SAP e Microsoft, que funciona por meio de um sistema gerenciado por organizações externas.
O usuário se responsabiliza pelo software instalado no sistema da nuvem, e é papel dos fornecedores cuidarem da segurança e manutenção dos documentos e do sistema em si.
Nuvem privada
Já nos serviços de nuvem privada, o serviço é gerenciado pelo próprio escritório e é uma opção normalmente escolhida pelas empresas que não desejam compartilhar os documentos e espaço com outros usuários e se preocupam muito com a segurança dos dados, como no caso de escritórios de advocacia, por exemplo.
Nesse formato, a organização gerencia e administra o sistema, que normalmente é acessado por uma rede LAN (local) corporativa ou Wide Area Network (WAN). Já o acesso aos serviços é feito por meio de uma VPN (rede virtual privada).
Nuvem híbrida
Por fim, o mercado também oferece a opção de nuvens híbridas, que combinam a nuvem privada com a nuvem pública. Nesse modelo, as empresas possuem a vantagem de poder desenvolver suas soluções próprias e gerenciadas internamente, enquanto ainda podem recorrer a serviços oferecidos por nuvens públicas que não precisam de um gerenciamento e administração interna.
Esse tipo de armazenamento é usado por empresas que além de ter uma necessidade maior de privacidade nos documentos, ainda precisam compartilhar certos documentos para que os profissionais trabalhem em conjunto.
Viu como trocar seu armário de arquivos pela nuvem é fácil? Além de ganhar espaço com menos armários na empresa e economizar com os gastos com tinta e papel para impressão, a digitalização dos seus documentos ainda permite que eles sejam armazenados com mais segurança, podendo ser acessado por seus colaboradores ao mesmo tempo para projetos em conjunto.
