Realizar uma mudança de escritório não é tarefa simples, e quanto maior sua estrutura maior é o desafio. Isso não quer dizer, entretanto, que seja algo impossível, até porque suas vantagens fazem tudo valer a pena. Para isso, porém, se faz preciso ter uma boa organização para que o processo ocorra da melhor forma possível. Sem isso, você pode demorar mais do que esperado, desgastando sua equipe e atrasando o trabalho da empresa como um todo.
Para começar essa longa jornada, a primeira coisa a se fazer é se planejar. Aqui, se faz importante ter, de fato, um plano que contemple todos os passos dessa jornada, seus responsáveis e um cronograma de entrega.
Com suas necessidades em mãos, chega o momento de buscar pelo espaço que abrigará sua corporação a partir de agora. Independentemente de qual seja sua opção, se faz preciso levar alguns pontos em consideração antes de tomar a decisão final.
Tanto para construções do zero quanto para reformas de escritórios, você precisará de um projeto bem-feito. É ele, afinal, que guiará toda o processo, além de ser o que traduzirá em desenho o que se espera desse novo ambiente.
Com o projeto pronto, chega a hora de começar a tirar seu sonho do papel. Para isso, será preciso um tempo para realizar todo o processo de maneira correta e eficiente. Dessa forma, uma boa dica é contar com uma folga nas datas, o que garantirá menos pressa na mudança de escritório.
Conforme as obras forem avançando, é preciso que você comece a preparar a mudança de escritório em si. É bom analisar o primeiro planejamento, feito no início desse processo. Verifique se está tudo de acordo, confirme as datas e as tarefas.
Mesmo que você tenha a intenção de levar grande parte de seus móveis de escritório para o novo espaço, alguma coisa sempre falta. Com isso, é bom delimitar esse período final das obras para realizar as compras desses itens, bem como contratar os serviços de instalação, limpeza e manutenção do ambiente.
Com a reforma chegando ao fim, os móveis comprados e serviços contratados, é hora de adentrar no novo espaço. Seus colaboradores ainda não conhecerão o ambiente, mas prestadores de serviço e equipes de manutenção já podem começar trabalhar na área.
Chega-se então ao momento mais esperado de todo esse processo, a mudança de escritório em si. Esse, entretanto, não é o último passo dessa caminhada, muito menos um que possa ser feito de qualquer forma. Pelo contrário, é necessário muita atenção e cuidado aqui.
É bem provável que no momento da mudança o escritório não esteja pronto. Aqui, entram aspectos como a decoração do espaço e alguns pequenos ajustes que ficaram faltando.
Com tudo pronto, é preciso que seu time comece a se ambientar com a mudança de escritório, para assim aproveitar do espaço. Para isso, nada melhor do que um grande tour pelo prédio inteiro. Faça questão de mostrar cada detalhe de sua nova casa aos profissionais, inclusive explicando o processo de construção ou reforma.
Não há dúvida alguma que, ainda que emocionante, o processo de mudança de escritório é um grande desafio. Por não ser algo comum ou recorrente, é natural que haja falhas e algumas pessoas se percam em meio a tantas novidades. Considerando isso, o mais indicado é contar com parceiros qualificados ao seu lado, de preferência com experiência e conhecimento do mercado.