Ter uma equipe produtiva dentro do escritório é uma tarefa consideravelmente difícil. Principalmente para os donos e gestores de negócios, essa é uma das metas mais significativas que contribui para o sucesso da marca. Mas você sabia que para melhorar a produtividade no escritório não basta apenas escolher bons profissionais?
Muitas empresas ainda deixam de dar a devida atenção em seus colaboradores e equipes, e não sabem se organizar da forma correta para conseguir cumprir metas, prazos e produzir de uma forma alinhada e com maiores resultados. É comum encontrarmos profissionais deixam de entregar seu melhor trabalho em decorrência de um mau planejamento tanto de estratégias, como de espaço.
Sabendo disso tudo, juntamos 7 estratégias para você seguir e melhorar a produtividade no escritório. Veja a seguir.
1- Redistribuir tarefas
A sobrecarga sobre um determinado time ou profissional segue sendo uma das principais causas de baixa produtividade no escritório. Afinal, com muito trabalho para ser feito, o cansaço, estresse e pressão acabam resultado em diversas falhas. Ou seja, nada sai como deveria e com uma qualidade muito inferior ao esperado.
Quando isso acontece dentro da empresa, é necessário analisar adequadamente a demanda. Em seguida, equilibrá-la de uma forma melhor entre todos os funcionários. Como resultado, os processos são otimizados e as prioridades, melhores definidas. No final do dia, o fluxo diário estará melhor organizado e adequado para que os trabalhos sejam entregues com qualidade.
Hoje em dia você encontra diversos sistemas e metodologias de trabalho para contribuir no gerenciamento de tarefas dirárias. Basta escolher o que melhor se adeque a sua empresa e time.
2- Implementar tecnologias para de automação de atividades burocráticas
Imagine um profissional que tem que parar sua rotina para organizar documentos e colocar todos os papéis em pastas ou armários. Certamente essa não é uma forma de melhorar a produtividade no escritório. Quanto maior for o acúmulo de papel, mais lento o cotidiano organizacional se torna.
Uma medida que costuma gerar bastante resultado é armazenar essas informações dentro de softwares e aplicativos, desburocratizando os processos e tornando a dinâmica do trabalho mais ágil e simples. Sistemas de gerenciamento para enviar e receber arquivos, ou um Helpdesk na hora de gerenciar as solicitações dos seus clientes costuma ter grande impacto positivo na produtividade dentro do escritório.
Sistemas de gestão empresarial também ajudam a automatizar tarefas. Além disso, unificam informações importantes dentro de bancos de dados modernos. Isso acaba possibilitando que colaboradores consigam acessar os dados sempre que for necessário.
3 – Realizar deadlines diariamente
Deadlines são prazos que toda a equipe possui para entregar tarefas. E se você está se perguntando qual a importância desses prazos na hora de melhorar a produtividade no escritório, imagine um local de trabalho onde é possível acompanhar o andamento das atividades e identificar possíveis gargalos no processo.
Não seria mais fácil evitar atrasos na entrega dos trabalhos, ou então inconsistências relacionadas ao que foi solicitado no início do projeto pelo gestor?
Devemos lembrar, porém, que esses deadlines diários não devem ser encarados como uma pressão para seus funcionários atingirem suas metas mais rapidamente. Monitorar oferecendo ajuda sempre que necessário contribui para que os trabalhos saiam no prazo com o máximo de qualidade possível. Se ao invés disso o gestor impõe uma pressão sobre o profissional, o resultado pode acabar não saindo como imaginado.
4- Conscientizar sobre o uso da internet corporativa
Que grande parte das empresas, se não todas, usam a internet como ferramento no cotidiano do trabalho, isso ninguém pode contestar. Afinal, ela contribui para que as tarefas sejam feitas mais rapidamente, aumentando a interação entre os próprios colaboradores e também com o público de fora.
O problema nesse tópico é quando o uso é feito de maneira inadequada, e os funcionários acabam usando a tecnologia para coisas que não contribuem para o trabalho como sites de jogos e redes sociais, por exemplo.
Com isso, vários funcionários perdem o foco . Como resultado não conseguem prestar a atenção devida no que é necessário ser feito, comprometendo alguns prazos.
A medida nesse caso é conscientizá-los sobre o uso da internet durante a jornada de trabalho, para que a concentração seja mantida nos projetos e o desempenho seja sempre alto.
5 – Motivar seus funcionários sempre que possível
Embora em algumas corporações os problemas citados acima não sejam de fato um problema, a falta de motivação e perspectiva de crescimento acabam interferindo muito no desempenho dos profissionais. Para melhorar a produtividade no escritório você deve, sempre que possível, motivar seus colaboradores e equipes investindo em programas que façam os profissionais se engajarem mais em suas atividades. Como por exemplo:
- plano de cargos e salários;
- avaliação do desempenho com feedbacks individuais voltados para a evolução do colaborador em que são ressaltados pontos positivos e corrigido os negativos. Tudo isso sem denegrir por meio de críticas construtivas;
- implantação de técnicas para a gestão do tempo para que todos consigam atingir as deadlines sem se sobrecarregar;
- campanhas de incentivo;
- Bônus salaria por produtividade e assiduidade.
6 – Seguir as normas de ergonomia dentro do escritório
Tenha em mente que para que os profissionais consigam trabalhar com sua produtividade elevada, é necessário que o ambiente de trabalho siga as regras de ergonimia da NR-17.
Alguns itens específicos como cadeiras e mesas devem seguir medidas específicas para que a saúde do trabalhador não seja afetada. Além disso, é importante ficar atento à temperatura e aos ruídos dentro do escritório. De acordo com a NBR 10152, norma brasileira registrada no INMETRO, os níveis de ruídos de um escritório varia entre 30 e 60 dB. Tudo isso de acordo com o ambiente de trabalho, sendo eles salas de reuniões, salas de computadores, etc. Já a respeito da temperatura, o ideal é que fique entre 20 e 23ºC.
Além disso, é necessário se atentar às janelas e a reflexão nas telas dos computadores. No entanto, não se esqueça que é importante que o ambiente conte com luz natural. Uma má iluminação e muita luz artificial pode acabar causando estresse e fadiga.
Também tenha em mente que para melhorar a produtividade no escritório, ele contar com uma ventilação adequada. As mesas devem ser posicionadas longe de saídas de ar condicionado para evitar correntes de ar, que deve estar com a umidade relativa entre 30 e 60%.
7 – Incentivar momentos de descontração
Nem sempre um ambiente corporativo necessariamente precisa ser 100% sério. Muito pelo contrário: momentos divertidos são extremamente importantes para que toda a equipe possa se sentir livre da pressão e aprenda a lidar com as tarefas de uma forma mais leve.
Agora que você viu nossas dicas de como melhorar a produtividade no escritório, é hora de colocá-las em prática para que o rendimento seja ainda melhor dentro da sua empresa. Com isso, a demanda do seu negócio será atendida, e as necessidades dos funcionários nunca serão deixadas de lado.
